Tisch leer, Kopf frei, Disziplin hoch

Intelligente Scansoftware erhöht Effizienz am Arbeitsplatz

Büros gelten im Normalfall als Orte, an denen Produktivität und reges Treiben herrschen: Menschen unterhalten sich über ihre anstehenden Projekte, teilen Informationen, organisieren, verwalten, schreiben, tippen, drucken und scannen. Für beinahe jeden Schritt braucht es Papier in Form von Briefen, Notizen, Aufzeichnungen und Verträgen – es bleibt weiterhin das Medium für den Informationsaustausch und die -sicherung, das beinahe jeder Arbeitsprozess benötigt. „Jedoch entpuppt sich Papier als Hemmnis für Effizienz, denn oft müssen Sachbearbeiter Daten aus jedem neu eingegangenen Schriftstück mühsam in den Computer einpflegen, damit es sich für die weiteren Arbeitsschritte nutzen lässt“, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierungsprozesse. „Mit einem einfachen Multifunktionsgerät (MFP) und einer entsprechenden Softwarelösung lässt sich jedoch effektiveres Arbeiten gewährleisten.“

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Büroarbeit neu scannenlernen

Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH, erklärt Vorteile und Umsetzung eines effizienten Scankonzepts:

„Weitestgehend papierlose Büros lassen sich realisieren, oft ganz ohne große Neuanschaffungen oder viel zusätzlichen Aufwand. Alteingespielte Prozesse blockieren jedoch die mit einer Digitalisierung einhergehenden Vorteile wie erhöhte Produktivität, mehr Ordnung und bessere Archivierungsmethoden. Schlecht umgesetzt, erschweren sie oft die Arbeit und dämpfen somit auch die Begeisterung für die Möglichkeiten von New Work. Handelsübliche Multifunktionsgeräte mit individuellen Softwarelösungen wie der von exapture sowie ein konsequent durchgeführtes Scankonzept leisten hier Abhilfe.

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