(Foto: exapture GmbH)
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Büroarbeit neu scannenlernen

Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH, erklärt Vorteile und Umsetzung eines effizienten Scankonzepts:

„Weitestgehend papierlose Büros lassen sich realisieren, oft ganz ohne große Neuanschaffungen oder viel zusätzlichen Aufwand. Alteingespielte Prozesse blockieren jedoch die mit einer Digitalisierung einhergehenden Vorteile wie erhöhte Produktivität, mehr Ordnung und bessere Archivierungsmethoden. Schlecht umgesetzt, erschweren sie oft die Arbeit und dämpfen somit auch die Begeisterung für die Möglichkeiten von New Work. Handelsübliche Multifunktionsgeräte mit individuellen Softwarelösungen wie der von exapture sowie ein konsequent durchgeführtes Scankonzept leisten hier Abhilfe.

Dopplungen noch und nöcher
Papier lässt sich nicht komplett abschaffen – dafür ist es noch zu gebräuchlich im öffentlichen Schreibverkehr beispielsweise von Rechnungen und Bescheiden, die gerade aufgrund ihrer Haptik Autorität erhalten. Da verschiedene Arbeitsschritte koexistieren, stellt sich die derzeitige Lage jedoch als unbefriedigend heraus. So scannen Bürokräfte die Dokumente ein, doch verwalten diese dann ineffektiv, versenden die Dokumente einzeln an Mitarbeiter und tippen relevante Information in neue Dateien ein, um sie überhaupt urbar zu machen. Das Problem: Digitalisierungsprozesse werden parallel zu den analogen Prozessen eingeführt, anstatt sie zu ersetzen. Somit bringt eine derartige Implementierung natürlich nicht die versprochenen Erleichterungen, sondern stellt tatsächlichen Mehraufwand dar. Zusätzlich gibt die Gesetzeslage vor, gewisse Dokumente über bestimmte Zeitdauern m Original zu archivieren.
Gnadenlos ersetzen
Um unnötige Arbeit zu vermeiden, gilt es, eine Brücke zwischen den physischen Dokumenten und der bereits vorhandenen digitalen Infrastruktur zu schlagen. Alles beginnt mit der Installation einer extra für den Multifunktionsprinter ausgearbeiteten Software, die auf die individuellen regelmäßig einkehrenden Dokumentformate zugeschnitten ist. Wie bei exapture erkennt diese dann Formate und Informationen und erstellt Softcopies. Diese lassen sich dann sofort versenden oder bearbeiten, nicht so wie bei üblichen Scannern, die einfach ein unveränderliches Bild des Materials erstellen. Mit diesem ausgestatteten Gerät scannt nun ein festgelegter Mitarbeiter die gesamte eingehende Post. Ab hier darf es nur noch zwei Wege geben: Gehören die Dokumente zu denen, die gesetzlich nicht gelöscht werden dürfen, gehen sie direkt in das Archiv. Der Rest existiert nun ausschließlich in der Welt der Einsen und Nullen, ihre physischen Konterfeisgehören uneingeschränkt vernichtet.

Vorteile ernten
Was wie ein gnadenloser Schritt wirkt, stellt sich als unverzichtbar für jedes gelungene Scankonzept heraus. Mit der Vernichtung der physischen Originale fallen auch alle damit verbundenen Prozesse weg, wie die Archivierung oder das Verschicken per Brief. Arbeit im Homeoffice gestaltet sich effektiver, da sich alle Beteiligten darauf verlassen können, dass wichtige Dokumente automatisch bei ihnen landen oder sie sofort Zugriff auf sie haben.
Digitale Informationen lassen sich automatisch an die entsprechenden Rezipienten senden, ohne Extrakosten – ob Zeit oder Geld. Unternehmen benötigen folgerichtig weniger kostenintensive Archive, da ein Großteil der physischen Exemplare wegfallen und nur noch die allernötigsten analogen Versionen übrig bleiben. Zusätzlich lassen sich die Daten auf Festplatten und Cloudservices speichern, wodurch sie durch das Prinzip der Vervielfältigung langlebiger sind als jegliches Papierdokument. Nach nur kurzer Zeit mit dem neuen Scankonzept entschlacken sich die alten Prozesse und die Angestellten arbeiten motivierter und effizienter.“
Weitere Informationen finden Sie unter www.exapture.de

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WIR Redaktion

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