(Foto: exapture GmbH)
(Foto: exapture GmbH)

Tisch leer, Kopf frei, Disziplin hoch

Intelligente Scansoftware erhöht Effizienz am Arbeitsplatz

Büros gelten im Normalfall als Orte, an denen Produktivität und reges Treiben herrschen: Menschen unterhalten sich über ihre anstehenden Projekte, teilen Informationen, organisieren, verwalten, schreiben, tippen, drucken und scannen. Für beinahe jeden Schritt braucht es Papier in Form von Briefen, Notizen, Aufzeichnungen und Verträgen – es bleibt weiterhin das Medium für den Informationsaustausch und die -sicherung, das beinahe jeder Arbeitsprozess benötigt. „Jedoch entpuppt sich Papier als Hemmnis für Effizienz, denn oft müssen Sachbearbeiter Daten aus jedem neu eingegangenen Schriftstück mühsam in den Computer einpflegen, damit es sich für die weiteren Arbeitsschritte nutzen lässt“, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierungsprozesse. „Mit einem einfachen Multifunktionsgerät (MFP) und einer entsprechenden Softwarelösung lässt sich jedoch effektiveres Arbeiten gewährleisten.“

Nicht der effizienteste Weg
Angenommen ein Brief landet auf dem Schreibtisch, so nimmt das verantwortliche Fachpersonal ihn nicht einfach nur zur Kenntnis und legt ihn dann ad acta, sondern möchte mit den in dem Schreiben enthaltenen Informationen weiterarbeiten. Normalerweise erstellen Sachbearbeiter manuell eine Datei, tragen die Informationen in sie ein, passen die Formatierung an und können erst dann beginnen, ihre Aufgaben zu erledigen. „Für die Urbarmachung braucht es viel Energie und Zeit“, so Rudolph. „Die Produktivität lässt sich jedoch durch die mittlerweile in beinahe jedem Büro stehenden MFP steigern. Auf ihnen lässt sich eine individuell zugeschnittene Software installieren, die viele unnötige Schritte abnimmt und die Produktivität somit erhöht“, so Rudolph. Lösungen von exapture beispielsweise scannen Dokumente und ermöglichen das Bearbeiten von Daten.
Sieht nicht nur gut aus
Experimente haben nachgewiesen, dass eine Korrelation zwischen Ordnung und Produktivität besteht. Demzufolge verhalten sich Menschen in ordentlichen Büros disziplinierter als in chaotischen.1 Einen geordneten Arbeitsplatz frei von unnötigen Papierbergen zu haben, hilft dem Mitarbeiter, effektiv zu arbeiten. Zusätzlich wirkt die sogenannte „Ego-Depletion“: Konzentration und Willenskraft stellen sich demnach als endliche Ressourcen im Kopf heraus, die zur Neige gehen, je mehr Aufgaben Personen annehmen.2 Die Konzentration nimmt mit jedem Sprung zwischen Themen ab, bis sie irgendwann versiegt. Jeder ersparte Schritt schlägt sich in der noch verfügbaren Menge an Aufmerksamkeit nieder. Automatisierte Scankonzepte und Vermeidung ineffizienter Arbeitsprozesse bedeuten somit mehr kognitive Ausdauer für die übrigen Aufgaben, die sich dann schneller und präziser erledigen lassen. So bringt eine derartige Softwarelösung eine Kaskade an Zeiteinsparungen und mentalen Entlastungen.
Von der Theorie zur Praxis
Mit der passenden Scansoftware lässt sich der Denkansatz in die Realität übersetzen. Angefangen mit einem Konzept, das die Digitalisierung jedes eingehenden Dokumentes gewährleistet, können Sachbearbeiter direkt mit ihrer Tätigkeit beginnen, denn Softwarelösungen wie die von exapture erstellen eine sofort einsatzbereite Datei mit den Daten aus dem Dokument. Durch die Lösung muss das Personal die Informationen nicht mehr selbstständig abtippen, was Arbeitsschritte reduziert und somit die Konzentration entlastet. Zusätzlich spart diese Vorgehensweise viel Zeit, denn das manuelle Eintippen kann dauern, während die MFP bearbeitbare Dokumente erschaffen. Gleichzeitig fällt kein zusätzlicher Papierberg an, da es die Hard Copies nicht mehr braucht und die einmal gescannten Dokumente sofort im Archiv abgelegt werden können. So bleibt der Arbeitsplatz geordnet, was anregt, disziplinierter zu arbeiten. Rudolph fasst zusammen: „Ein zunehmend digitalisiertes Büro sieht somit nicht nur einladender und professioneller aus, sondern setzt Produktivitätspotenziale frei.“

Weitere Informationen finden Sie unter www.exapture.de

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WIR Redaktion

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