Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) wurde am Mittwoch im Rahmen des „Digital Transformation Summit“ in Berlin mit dem „Digital Transformation Award“ in der Kategorie „Bestes digitales Kundenerlebnis“ ausgezeichnet. Der Preis kürt Projekte, die vorbildhaft Antworten auf die Fragen gefunden haben, die der Umbruch von der analogen zur digitalen Ökonomie seit geraumer Zeit aufwirft.
Der im Bundeswirtschaftsministerium überreichte Award wurde von der WirtschaftsWoche gemeinsam mit den Beratungsunternehmen „Neuland“, T-Systems und „Strategy&“ in diesem Jahr erstmals ausgelobt.
Das prämierte Projekt „Vom IT-Dienstleister zum Bürger-Service-Provider“ hat der ostwestfälische Serviceprovider mit Unterstützung des langjährigen krz-Partners Open Text Software GmbH durchgeführt. Als kommunaler Informatik-Dienstleister unterstützt das krz die ihm angeschlossenen öffentlichen Städte, Kreise und Gemeinden bei der konsequenten digitalen Transformation administrativer Prozesse, durch die mehr Transparenz, Effizienz und Bürgernähe erzielt werden.
Das Projekt stellt im Rahmen eines „E-Government-Frameworks“ den angeschlossenen Kommunen eine moderne Business Process Management (BPM)-Plattform von OpenText zur Verfügung. Diese unterstützt die Verwaltungen bei der Digitalisierung sowie zentralen Steuerung von administrativen Prozessen.
Ein Beispiel dafür ist die Berechnung von Gebühren für Kindertagesstätten auf Grundlage der aktuellen Einkünfte der Eltern. Während der Verwaltungsvorgang bisher ausschließlich auf Papier basierte, ist er heute vollständig digitalisiert – von der Anmeldung über die Selbsteingabe des Einkommens, die Plausibilitätsprüfung und Festsetzung des Beitrages bis zur Zusendung des Bescheides. Das senkt die Kosten und sorgt für hohe Transparenz. Der personelle und zeitliche Aufwand sinkt trotz einer heute wesentlich genaueren Prüfung erheblich: Eltern erhalten ihren Bescheid jetzt bei vollständigen Angaben innerhalb von wenigen Tagen.
Weiteren Einsatz findet die Plattform beim „Mängelmelder“, einer Anwendung, mit der Bürger schnell und effizient Schäden an der öffentlichen Infrastruktur (Straßenschäden, Verschmutzungen etc.) melden können. Diese Lösung verbessert nicht nur die Bürgerzufriedenheit und das Stadtbild sondern beschleunigt auch den Prozess entscheidend: Die Verwaltung profitiert von einem schnellen Auffinden des Schadens über die gemeldeten GPS-Daten. Bisher dauert ein entsprechendes Bürgertelefonat mit einem Verwaltungsmitarbeiter zudem durchschnittlich 15 Minuten. Nun werden die Schäden bereits beim Eingang in das digitale Postfach kategorisiert, mit allen Informationen (z.B. Fotos) archiviert und so transparent und ressortübergreifend zugänglich gemacht, die richtigen Ansprechpartner werden über die BPM-Plattform sofort direkt informiert.
Die BPM-Plattform ist system- und applikationsübergreifend einsetzbar– das heißt mehrere unterschiedliche Verwaltungsprozesse können mit einer Plattform abgebildet werden – und der Einführungsaufwand für die Kommunen dadurch nachweislich wirtschaftlich nutzenbringend.