Gelangensbestätigung ab 01.01.2014 – Was müssen Unternehmer jetzt vorbereiten?

Ankunft von Waren im EU-Ausland muss nachgewiesen werden – Vorgehen sollte gründlich geplant werden: Ab dem 1. Januar 2014 werden die Nachweispflichten für Lieferungen ins EU-Ausland verschärft. Unternehmer müssen dann nachweisen können, dass die gelieferten Waren tatsächlich an ihrem Bestimmungsort angekommen sind.

Dazu kann unter anderem die neue Gelangensbestätigung dienen. Welche Nachweismethoden weiterhin anerkannt sind und wie sich Unternehmer optimal auf die Neuerung vorbereiten, erklärt Pawel Suliga, Steuerberater bei der Osnabrücker Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei Dr. Klein, Dr. Mönstermann + Partner.

Worauf müssen sich Unternehmer, die Waren in das EU-Ausland liefern, ab dem 1. Januar 2014 einstellen?
Sie müssen ab 2014 für jede Lieferung nachweisen können, dass die Waren tatsächlich beim Empfänger angekommen sind. Können sie dies nicht, versagt das Finanzamt unter Umständen die Steuerfreiheit, die derzeit für Exporte aus Deutschland in die EU gilt, und setzt für die Lieferung Umsatzsteuer fest. Hierfür hat die Finanzbehörde einen neuen Vordruck, die Gelangensbestätigung, veröffentlicht.

Welche Angaben verlangt das Finanzamt darauf?
Um von der Finanzbehörde anerkannt zu werden, muss die Gelangensbestätigung Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Angabe von Ort und Monat des Erhalts der Lieferung oder den Ort und Monat der erfolgten Beförderung, Ausstellungsdatum des Nachweisdokumentes sowie Unterschrift des Abnehmers enthalten.

In welcher Form muss die Gelangensbestätigung dem Unternehmer vorliegen?
An den liefernden Unternehmer kann die Gelangensbestätigung postalisch, aber auch elektronisch sowie als monatliche oder vierteljährliche Sammelbestätigung vom Abnehmer oder eines Beauftragten übermittelt werden. Der Unternehmer sollte bei einem elektronischen Erhalt unbedingt darauf achten, dass die eingehende E-Mail archiviert wird. Andernfalls erkennt das Finanzamt den Nachweis unter Umständen nicht an.

Wie verhält es sich, wenn die Ware persönlich im Unternehmen abgeholt wird?
Auch hier besteht ab dem nächsten Jahr Handlungsbedarf. Künftig muss auch die Ankunft der Ware im EU-Ausland durch den Empfänger bescheinigt werden. Das bedeutet, der Kunde muss nach seiner Ankunft am Bestimmungsort aus dem Ausland eine Gelangensbestätigung an das liefernde Unternehmen zurücksenden. Eine Alternative hierzu gibt es in diesem Fall grundsätzlich nicht.

Gibt es für die weiteren Versandwege alternative Nachweise?
Ja. Neben dem Vordruck der Gelangensbestätigung erkennt die Finanzbehörde auch andere Nachweise gleichberechtigt an. Dies können beispielsweise vollständig ausgefüllte CMR-Frachtbriefe mit Unterschriften des Empfängers und des Absenders oder eine Spediteurbescheinigung sein, die unter anderem Monat und Ort der Übergabe enthält. Der Beleg ist ohne die Unterschrift des Spediteurs gültig. Wird für den Versand ein Kurierdienstleister beauftragt, genügt als Nachweis das bei der Beförderung erstellte Transportprotokoll gemeinsam mit der Auftragserteilung. Bei Postsendungen ist eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung nebst Zahlungsnachweis ausreichend. Bei Alternativnachweisen ist allerdings besonders zu beachten, dass diese nur gelten, wenn der Lieferant selbst die Versendung beauftragt.

Worauf müssen Unternehmer achten, wenn sie sich für eine dieser Methoden entscheiden?
Jedes Nachweisdokument erfordert unterschiedliche Angaben wie Bezeichnung und Menge der Ware und Ausstellungsdatum des Nachweises. Hier sollten sich Unternehmer gründlich über die Anforderungen informieren, um keine Fehler zu riskieren.

Was raten Sie Unternehmern zur Vorbereitung auf die Umstellung?
Um den Umstellungsprozess möglichst überschaubar zu gestalten, sollten insbesondere die einfachen Nachweismethoden genutzt werden, die bei einem Versand über Spedition, Kurier oder Postdienstleister anerkannt werden. Wichtig ist auf jeden Fall, dass man im Unternehmen die Liefervorgänge analysiert, die Versand- und Beförderungsprozesse erkennt und für die jeweiligen Prozesse ein einheitliches Vorgehen im gesamten Unternehmen organisiert. Dieses ist mit allen Beteiligten ausführlich zu besprechen. Vordrucke, die von allen Mitarbeitern genutzt werden und die alle geforderten Angaben erhalten, sollten rechtzeitig erstellt werden.

www.kmp-osnabrueck.de

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Peer-Michael Preß – Engagement für die Unternehmerinnen und Unternehmer in der Region seit fast 20 Jahren. Als geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG in Detmold ist er in den Geschäftsfeldern Magazin- und Fachbuchverlag, Druckdienstleistungen und Projektagentur tätig. Seine persönlichen Themenschwerpunkte sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien.

Sie erreichen Peer-Michael Preß unter:

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