Eine interne Lohnbuchhaltung kann sich schnell als teuer herausstellen. (Foto: stevepb/ pixabay)
Eine interne Lohnbuchhaltung kann sich schnell als teuer herausstellen. (Foto: stevepb/ pixabay)

Lohnbuchhaltung für Unternehmer: Möglichkeiten und Vorteile des Outsourcings

Die Lohnbuchhaltung stellt aufgrund zahlreicher juristischer Regelwerke für Unternehmen in Deutschland eine Herausforderung dar. Entlastung versprechen verschiedene Möglichkeiten des Outsourcings. Einige Unternehmen lagern die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister aus. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen kann eine vollständige oder teilweise Ausgliederung der Entgeltabrechnung vorteilhaft sein. Daher stellt sich die Frage, welche Vor- und Nachteile die einzelnen Möglichkeiten haben.

Möglichkeiten und Grenzen interner Lohnbuchhaltung

Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung intern umsetzen, stoßen oft auf unverhofft hohe Kosten. Diese setzen sich aus mehreren Positionen zusammen. Dazu gehört in erster Linie die Bezahlung des internen Personals für die Lohnbuchhaltung. Hinzu kommen Kostenpositionen wie Büroausstattung sowie Verbrauchsmaterialien. Ebenso ist an Fortbildungsmaßnahmen zu denken. Auch die IT-Unterstützung sowie eventuelle zusätzliche Beratungs-Dienstleistungen sind Kosten, die bei interner Lohnabrechnung anfallen können. Bei Berücksichtigung all dieser Positionen kann sich eine interne Lohnbuchhaltung schnell als teuer herausstellen.

Es gilt daher abzuwägen, ob eine vollständige oder teilweise Auslagerung dieser Herausforderung für das Unternehmen nicht wirtschaftlicher wäre. Viele Unternehmen sind beim Blick auf die direkten Kosten eines externen Lohnservices abgeschreckt. Auf den zweiten Blick kann ein externer Dienstleister sogar dazu beitragen, Kosten zu sparen.

Arten und Vorteile des Outsourcings

Die Unternehmensleitung kann sich aus verschiedenen Motiven für die Auslagerung an Spezialisten entscheiden, darunter:

• Entlastung und Konzentration auf das Kerngeschäft
• Expertise und Know-how
• Rechtssicherheit
• Verringerung des Ausfallrisikos
• Flexibilität und kurze Reaktionszeiten

Ein wesentlicher Beweggrund ist die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Durch Auslagerung von Routineaufgaben wie der Lohnabrechnung werden im Unternehmen mehr Ressourcen frei. Lohnabrechnung ist ein meist gleichförmiger und wiederkehrender Prozess, der sich für eine systematische Herangehensweise eignet. Externe Dienstleister sind hierauf spezialisiert und können die Aufgaben besonders effizient abarbeiten. Dies bedeutet eine Entlastung des eigenen Geschäfts.

Ein weiterer Vorteil ist das Know-how der Experten, das stets aktuell und auf dem neuesten Stand ist. Gerade das komplizierte rechtliche Regelwert in Buchhaltungsfragen verlangt nach Rechtssicherheit. Daher empfiehlt sich ein Dienstleister, der Lohnbuchhaltung als Kerngeschäft betreibt. Dies sorgt für eine hohe Arbeitsqualität und minimiert die Anfälligkeit für Fehler.

Outsourcing trägt weiterhin dazu bei, das Ausfallrisiko zu verringern. Dies macht sich insbesondere in Abrechnungsstellen bezahlt, die nur eine geringe personelle Besetzung haben.

Externe Spezialisten zeichnen sich weiterhin durch kurze Reaktionszeiten aus. Sie können sich zudem flexibel an den jeweiligen Bedarf des Unternehmens anpassen. Je nach Anforderungen bieten sie skalierbare Lösungen.

Der effiziente Ablauf der Prozesse sorgt für eine verbesserte Wirtschaftlichkeit. Die Fixkosten fallen geringer aus als bei interner Lohnabrechnung. Dies trägt dazu bei, die Liquidität des Unternehmens zu schonen.

Ausgestaltung und Szenarien

Lohnbuchhaltungsaufgaben lassen sich in verschiedenem Umfang ausgliedern. Welche Herausforderungen Unternehmen an externe Dienstleister übergeben sollten, ist abhängig von den jeweiligen Beweggründen.

Manche Unternehmen entscheiden sich für eine vollständige Auslagerung der Lohnbuchhaltung. In diesem Falle übernimmt der externe Dienstleister den gesamten Prozess der Lohnabrechnung. Damit werden im Unternehmen neue Ressourcen frei und Beschäftigte können sich besser auf andere Arbeiten konzentrieren.

In einem anderen Szenario kann ein kleines oder mittleres Unternehmen bereits intern die vorbereitende Lohn- und Entgeltabrechnung übernehmen. Anschließend delegiert es weitere damit verbundene Aufgaben an einen Steuerberater.

Eine weitere denkbare Ausgestaltung ist ein Einzelunternehmer, der seine Entgeltabrechnung von einem kleinen Steuerbüro erledigen lässt.

Auch Cloud-Lösungen sind denkbar. Unternehmen können in diesem Falle die Lohn- und Entgeltabrechnung intern durchführen. Die Cloud-Infrastruktur und ihre Bereitstellung obliegt jedoch einem externen IT-Dienstleister.

Grenzen und Risiken des Outsourcings

Während Outsourcing in vielen Unternehmensbereichen vorteilhaft sein kann, sollten sich Unternehmer stets die möglichen Risiken vergegenwärtigen. An erster Stelle sind die Gefahren der Abhängigkeit vom Dienstleister zu nennen. Wer wichtige Aufgaben an einen Experten delegiert, muss auf dessen Arbeitsqualität vertrauen und kann diese nicht immer kontrollieren.

Mit der Abhängigkeit verbunden ist das Risiko eines Know-how-Verlusts im Unternehmen. Beim Outsourcing der Lohnbuchhaltung sinkt intern das Fachwissen zu diesem Thema.

Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass die Freisetzung von Kapazitäten im Unternehmen durch Outsourcing auch zu Entlassungen führen kann. Dieser personellen Strukturwandel kann eine weitere Herausforderung sein.

Aufgrund der Risiken sind Unternehmer gut beraten, sich im Vorfeld gut mit den Möglichkeiten des Outsourcings auseinanderzusetzen. Dies beinhaltet die durchdachte Auswahl geeigneter Dienstleister sowie eine Abstimmung mit diesen über die zu erreichenden Ziele. Hierbei sind zuverlässige Ansprechpartner sowie ein transparenter Vertrag wichtig. Im Idealfall erfolgt das Outsourcing an einen langfristigen Partner.

Alternativen zum Outsourcing: Software und Online-Lösungen

Neben dem vollständigen Outsourcing können Unternehmen ihre Mitarbeiter auch mit Softwareunterstützung oder Hosting entlasten. In Anbetracht der Vielfalt der zu berücksichtigenden Positionen und der vielen rechtlichen Auflagen ist die Lohnbuchhaltung ohne Softwareunterstützung schwierig. Auf dem Softwaremarkt finden Unternehmen Lösungen zur Lohnabrechnung, zur gesamten Lohnbuchhaltung sowie einzelne Programme für spezielle Anforderungen.

Ebenso gibt es online-basierte Komplettlösungen. Dazu gehören virtuelle Steuerberater und Lohnbuchhalter. Ebenso bieten vielen Anbieter die Option, notwendige Belege online einzureichen oder in einer Cloud hochzuladen. Anschließend kümmern sich Experten um die Buchung und Abrechnung. In diesem Zusammenhang ist das Hosting beziehungsweise Cloud-Computing wichtig. Belege lassen sich in eine Cloud hochladen, wo virtuelle Dienstleister anschließend Zugriff darauf haben.

Fazit

Der enorme Zeit- und Kostenaufwand der Lohnabrechnung stellt gerade kleinere und mittelständische Unternehmen vor die Frage nach Alternativen. Das Outsourcing der Aufgabe an externe Dienstleister ist für solche Unternehmen eine sinnvolle Option, für die eine interne Lohnbuchhaltung nicht wirtschaftlich ist. Gerade in jungen Unternehmen und KMU ist eine Konzentration auf das Kerngeschäft wichtig. Die Auslagerung von Routinetätigkeiten wie Lohn- und Entgeltabrechnung kann daher ein sinnvoller Beitrag sein, Kosten, Aufwand und Zeit zu sparen.

Veröffentlicht von

Sascha Brinkdöpke

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