Software-Inventarisierung gewinnt in Unternehmen an Bedeutung. Hardware und Software wurden jahrelang vorwiegend im Verbund betrachtet. Die Nutzung virtueller Assets bringt bei der IT-Inventarisierung jedoch ganz neue Herausforderungen. Softwareprodukte laufen auf physikalisch nicht existierenden Maschinen, Lizenzmanagement erfolgt häufig rein digital. Die Software-Inventarisierung von Timly bietet die Möglichkeit, Software-Inventar in komplexen IT-Infrastrukturen umfassend abzubilden und zu verwalten. Ohne dabei die vor Ort verwendete Hardware zu vergessen.
IT-Inventarisierung als unterschätzter Faktor
Die IT-Infrastruktur eines Unternehmens nimmt in der Regel eine zentrale Funktion ein. Dies wird immer besonders deutlich, wenn sie nicht wie vorgesehen funktioniert. Wichtige Informationen stehen dann nicht zur Verfügung, die Auftragsbearbeitung stockt, im schlimmsten Fall sind ganze Produktionsprozesse lahmgelegt. Die systematische Hardware-Inventarisierung, inklusive der installierten Software, trägt zur Stabilität bei. Verantwortliche haben einen permanenten Überblick der eingesetzten Geräte. Software-Inventarisierung sorgt dafür, dass Lizenzlaufzeiten und Versionsstände von verwendeten Programmen tagesaktuell dokumentiert sind.
Auf diese Weise kann Vorsorge durch Wartung und Bereithalten notwendiger Ersatzteile der eingesetzten Hardware getroffen werden. Softwareseitig lässt sich so eine Update- und Pacht-Strategie unternehmensweit etablieren. Im Fall der Fälle liegen zudem alle benötigten Fakten vor und Administratoren können bei Ausfällen oder Sicherheitsvorfällen sofort reagieren – ohne erst zeitaufwändig Informationen zu sammeln.
Die ganzheitliche IT-Inventarisierung – Excel-Vorlage ist keine Alternative
Für eine Datenerfassung ist Excel ohne Zweifel ein geeignetes Werkzeug. Wenn mit den erfassten Daten jedoch aktiv gearbeitet werden soll, reicht das Tabellenkalkulationsprogramm nicht aus. Die Erfassung einer heterogenen IT-Landschaft und die Software-Inventarisierung unterschiedlicher Produkte lassen sich schon kaum sinnvoll auf einheitlichen Excel-Sheets abbilden. Weitere zwingende Anforderungen sind die Mehrbenutzerfähigkeit und eine Zugriffsmöglichkeit von unterschiedlichen Standorten. Ist diese nicht gegeben, entsteht ein unverhältnismäßiger Arbeitsaufwand durch permanente Doppelerfassung und Weiterleitung von Daten.
Eine Software wie Timly arbeitet hingegen als cloudbasierter Service. Die DSGVO-konforme Einrichtung und Absicherung des Cloud-Servers wird vom Anbieter übernommen. Anwender können die benötigten Kategorien der Assets, die bei der Inventarisierung erfasst werden sollen, selbst bestimmen. Es besteht die Möglichkeit, Dokumente und Dateien aller Art im Profil eines Gegenstandes zu hinterlegen. Zudem steht für jedes Gerät und alle Software-Assets jeweils ein eigener Kalender zur Verfügung. Dieser ist smart konzipiert und führt bei anstehenden Terminen die hinterlegten Aktionen aus. Jeder Datensatz muss nur einmal erfasst werden und kann für alle benötigten Zwecke, von der Wartung bis hin zur Inventur, genutzt werden.
Einfachheit siegt: Für die Inventarisierung Software-Barcode verwenden
Zur Identifizierung von Assets aller Art dient ein individueller QR-Code. Dieser lässt sich am jeweiligen Gerät als Aufkleber anbringen. Software-Inventar kann bei Timly einem Container-Objekt, etwa einem Server, zugeordnet werden. In diesem Fall ist es eine Möglichkeit, die QR-Codes am Server-Rack zu befestigen. Um ein Geräteprofil in der Inventarisierungssoftware aufzurufen, genügt das Einscannen des vergebenen QR-Codes. Das feingranulare Berechtigungssystem von Timly sorgt dafür, dass Nutzer nur für sie freigegebene Inhalte sehen. Für den Aufruf wird lediglich ein internetfähiges Endgerät benötigt. Auch von mobilen Geräten aus können Informationen eingesehen, ergänzt und aktualisiert werden. So wird Inventarisierung einfach.
Hardware-Inventarisierung, Software-Management – alles in einer App
Feste Arbeitsplätze sind durch neue Konzepte für mobiles Arbeiten in vielen Firmen und Behörden nicht mehr die Regel. Entsprechend werden IT-Assets an unterschiedlichen Einsatzorten benötigt und lassen sich seltener festen Standorten zuordnen. Timly bietet mit seiner für Smartphones und Tablets optimierten App eine einfache Möglichkeit, Standorte zu tracken und flexible Zuordnungen in Echtzeit zu aktualisieren. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann entsprechende Eintragungen an seinem Smartphone vornehmen. Zugleich stehen ihm so auch alle hinterlegten Informationen jederzeit zur Verfügung.
Nutzen Sie bereits für die Inventarisierung Software – Freeware ist meist unterlegen
Nicht nur für die Software-Inventarisierung werden kostenfreie Programme angeboten. Deren Entwickler verfolgen dabei unterschiedliche Strategien. Gängig ist es, die freie Version einer Software nur mit Funktionseinschränkungen, etwa der Anzahl der zu erfassenden Gegenstände, anzubieten. Hat der Nutzer sich erst auf ein Produkt festgelegt und stellt fest, dass der Funktionsumfang nicht ausreicht, soll er dazu verleitet werden, kostenpflichtige Erweiterungen zu erwerben. Die professionelle Entwicklung einer Software-Inventarisierung, das Bereitstellen von Updates und Sicherheitspatches sowie die Nutzung einer sicheren Cloud-Infrastruktur, lassen sich realistisch gesehen nicht kostenfrei darstellen. Im professionellen Umfeld zählen Faktoren wie die garantierte Weiterentwicklung der Software und das Anbieten eines ständig erreichbaren Supports. Entstehende Lizenzkosten relativieren sich, wenn eigene Mitarbeiter dadurch wertvolle Arbeitszeit einsparen.
Nicht ohne Zusatzaufwand möglich – bei der Inventarisierung Software, Open-Source, nutzen
Open-Source-Produkte lassen sich meist nur umsetzen, wenn eine motivierte Community von Entwicklern damit ein bestimmtes Ziel verfolgt. Deswegen konzentrieren sich solche Projekte häufig auf populäre Anwendungszwecke, etwa Webserver oder Browser. Im Bereich der Software-Inventarisierung bietet Open-Source vorwiegend nur Insellösungen, etwa das automatisierte Erfassen von Geräten im Active Directory oder einen Scanner zum Feststellen von SNMP-Geräten. Solche Programme können eine Ergänzung oder Einzelfalllösung sein. Sie taugen allerdings nicht für eine vollwertige Software-Inventarisierung im Unternehmen.
Professionelle Inventarisierungssoftware: Vergleich lohnt sich
Inventar-Software unterschiedlicher Hersteller kann den gleichen Zweck verfolgen, dabei aber gänzlich unterschiedliche Ansätze wählen. Welche Strategie für ein Unternehmen die richtige ist, hängt von den dortigen Arbeitsabläufen und gegebenenfalls sogar von persönlichen Vorlieben der Mitarbeiter ab. Damit eine Software im Unternehmen den gewünschten Effekt erzielt, ist eine breite Akzeptanz bei der Belegschaft wichtige Voraussetzung. Daher lässt sich am besten in einem praktischen Probelauf feststellen, ob ein Produkt alle Anforderungen erfüllt. Timly bietet Interessierten an, den vollen Funktionsumfang kostenfrei zu testen. Auf diese Weise können Verantwortliche sich in Ruhe ein eigenes Bild machen und Rückmeldungen der Mitarbeiter bei ihrer Entscheidung berücksichtigen.
Überzeugte Kunden in der Praxis
Timly hat Kunden aus vielen Branchen. Es zählen auch Behörden und Organisationen unterschiedlicher Art dazu. SodaStream, der Weltmarktführer für Wassersprudel-Systeme, ist ein Beispiel für ein Unternehmen, das sein IT-Asset-Management und die Software-Inventarisierung mit Timly organisiert. Die IT-Verantwortlichen bestätigen, dass eine Verwendung der Software den Verwaltungsaufwand minimiert hat. Insbesondere sei es möglich, die vollständige IT-Infrastruktur unterschiedlicher Standorte und mobiler Arbeitsplätze darzustellen.
Vorteil professionelle Soft- und Hardwareinventarisierung – Freeware löst nicht alle Probleme
Der Einsatz professioneller Software für unterschiedliche Anwendungszwecke ist in den meisten Unternehmen längst üblich. So wird in der Praxis kaum ein Verantwortlicher eine freie Office-Software dem gängigen kommerziellen Standardprodukt vorziehen. IT-Asset-Verwaltung und Software-Inventarisierung sind in Unternehmen ein Muss. Ist diese professionell gestaltet, vereinfacht dies Arbeitsabläufe und schont wertvolle Ressourcen.