Die Inventur kann durch eine Inventar-Software stark vereinfacht werden. Zudem erhält man einen ständigen Überblick über alle Arbeitsmittel.
Verantwortliche in Unternehmen stehen alljährlich vor dem Problem, die Inventur so durchzuführen, dass sie die Arbeitsabläufe möglichst wenig beeinträchtigt. Das Schweizer Softwareunternehmen Timly hat sich genau diesem Problem gewidmet.
Die Inventur – welche Unternehmen dazu verpflichtet sind
Der § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) verpflichtet Kaufleute zur jährlichen Inventur. Nach einmaliger Erhebung aller Vermögensgegenstände und Schulden bei Aufnahme des Geschäftsbetriebs soll der Stand zum Ende eines jeden Geschäftsjahres aktualisiert werden. Hierdurch werden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet.
Entscheidend für die Frage, welche Unternehmen zur Inventur verpflichtet sind, ist neben der Betriebsform die Art der Gewinnermittlung eines Betriebes. Letztlich darf ab einem Jahresgewinn von 60.000 Euro keine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung mehr durchgeführt werden. Die Pflicht zur doppelten Buchführung bringt die Notwendigkeit der Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände mit sich.
Vollständige Inventur: Lager, Werkhalle, Büro und Homeoffice
Alle Vermögenswerte nach Art, Menge und Wert zu bestimmen, stellt heutzutage durchaus eine Herausforderung dar. Unternehmen arbeiten häufig an unterschiedlichen Standorten. Mitarbeiter verwenden Arbeitsmittel auf externen Baustellen und im Homeoffice. Das sorgt dafür, dass ein Jahresabschluss sorgfältig geplant werden muss, um die zeitnahe Erfassung aller Assets bis zum Bilanzstichtag durchgeführt zu haben.
Den Geschäftsbetrieb für ein paar Tage einzustellen, bis die Bilanzierung durchgeführt ist, kann sich heutzutage kaum noch ein Unternehmen leisten. Der im Schaufenster ausgehängte Zettel „Wegen Inventur geschlossen“ – wie er vor einigen Jahrzehnten noch häufig vorzufinden war – gehört meist der Vergangenheit an.
Verantwortliche in Unternehmen stehen vielmehr vor der Aufgabe, die Bestände möglichst geräuschlos im Hintergrund zu erheben. Dabei kann eine Inventarisierungssoftware wichtige Hilfestellungen leisten.
Für die Inventur Software verwenden – das ganzheitliche Konzept
Das Prinzip einer Inventarisierungssoftware wie Timly ist es, sämtliche Sachmittel eines Unternehmens zu erfassen. Dazu gehört Mobiliar genauso, wie Maschinen und Verbrauchsgüter. Bei näherer Betrachtung erweist sich dieser vermeintlich hohe Verwaltungsaufwand als lohnenswert. Im Anschluss kann mit dem Datenbestand nämlich in vielerlei Hinsicht sinnvoll gearbeitet werden.
Verantwortliche haben einen permanenten Überblick darüber, welches Inventar in Gebrauch ist, wo es sich befindet und in welchem Zustand es ist. Diese Informationen lassen sich nicht nur für den Jahresabschluss gewinnbringend einsetzen. Ganz nebenbei haben alle Mitarbeiter eines Unternehmens ständigen Zugriff auf jegliche das Inventar betreffende Informationen.
Damit dies gelingt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Timly nutzt für die Erfassung sogenannte Container-Objekte. Diese erlauben es, Profile für jeden zu erfassenden Gegenstand genau anzupassen. Für einen Bürostuhl sind schließlich andere Informationen wichtig als für eine Baumaschine.
Alle erfassten Gegenstände erhalten einen Aufkleber mit einem QR-Code. Dieser dient in der Folge der Identifizierung eines Assets. Damit das System reibungslos funktioniert, fungiert ein vom Anbieter verwalteter Cloudspeicher als Ablageort der Daten. Dadurch ist gewährleistet, dass ein Zugriff mit jedem internetfähigen Gerät möglich ist. Die Beachtung aller Anforderungen der DSGVO garantiert der Anbieter.
Ein hinterlegtes Berechtigungskonzept erlaubt es Verantwortlichen, Mitarbeitern nur die für sie notwendigen Informationen zugänglich zu machen. Für die flexible Nutzung steht eine App bereit, die auf Smartphones und Tablets installiert werden kann. So ist es beispielsweise möglich, Arbeitsmittel tagesaktuell an Mitarbeiter zuzuweisen und durch ein einfaches Einscannen des QR-Codes das Profil von jedem erfassten Gegenstand aufzurufen.
Mit Checkliste Inventur vereinfachen
Wenn im restlichen Jahr der Fokus einer Inventarisierungssoftware darauf liegt, alle relevanten Informationen für ein Objekt gebündelt und tagesaktuell abzuspeichern, so verwandelt sie sich bei der Inventur sozusagen auf Knopfdruck in eine Inventarliste.
Dafür sorgt ein spezieller Inventurmodus. Ist dieser aktiviert, müssen Mitarbeiter lediglich den QR-Code des Gegenstands mit der Kamera ihres Smartphones einscannen und er ist abgehakt. Spezielle Hardware, wie zum Beispiel ein MDE-Gerät, ist nicht erforderlich.
Vor allem entfällt das zeitaufwändige Erstellen von aktuellen Inventarlisten. Auch das Suchen von Gegenständen fällt aus. Ein Blick in die Inventarisierungssoftware verrät den Verantwortlichen, wo sich ein Asset gerade befindet und welchem Mitarbeiter oder Standort es zuletzt zugeordnet wurde.
Inventur – Ablauf und Möglichkeiten
Die Form der Bestandsaufnahme ist Unternehmen freigestellt. Es wird unterschieden in mehrere Varianten.
Am bekanntesten ist wohl die Stichtagsinventur oder zeitnahe Inventur. Innerhalb von 10 Tagen nach Abschluss des Geschäftsjahres errechnet sich der ermittelte Bestand an Betriebsmitteln durch Zählen, Messen und Wiegen.
Eine verlegte Inventur darf bis zu drei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Sie trägt dem Umstand Rechnung, dass manche Unternehmen gerade zum Ende des Geschäftsjahres besonders durch Kundenverkehr beansprucht werden und die Bestandsaufnahme den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb behindern würde. Allerdings ist es Voraussetzung, dass eine Rückrechnung auf das Ende des Geschäftsjahres möglich ist.
Die permanente Inventur bietet dagegen den Vorteil, dass kein fester Stichtag besteht. Es muss irgendwann im Jahr eine körperliche Bestandsaufnahme erfolgen. Dies zum Beispiel, wenn gerade Zeit dafür ist oder das Inventar ohnehin für eine Wartung inspiziert werden muss. Voraussetzung ist das Führen eines Lagerbuchs, das permanent den aktuellen Bestand widerspiegelt.
Für nicht ohne Weiteres erfassbare Lagerbestände erlaubt der Gesetzgeber die Stichprobeninventur. Hierbei werden Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert durch Schätzen anhand anerkannter mathematisch statistischer Methoden erhoben.
Die Inventarisierungssoftware von Timly ist für die unterschiedlichen Formen der Inventur ausgelegt. Der Inventurmodus ermöglicht eine körperliche Inventur in jeder Form. Zudem erfüllt die Software die formellen Anforderungen an ein Lagerbuch für die permanente Bestandsaufnahme.
Flexible Arbeitsformen – die Selbstinventur für das Homeoffice
Die Arbeitswelt ist weniger statisch, als sie es noch vor einigen Jahrzehnten war. Projektarbeit, auswärtige Montagen und der Trend zum Homeoffice verändern die Anforderungen an Unternehmen. Mitarbeiter an den Standort des Unternehmens zu beordern, nur um das Vorhandensein von Arbeitsmitteln wie Laptop und Smartphone zu bestätigen, ist nicht effektiv.
Im Austausch mit SodaStream, dem bekannten Hersteller von Sprudelgeräten, hat Timly hierfür ganz aktuell die Selbstinventur in sein Softwarepaket integriert. Verantwortliche senden allen betroffenen Mitarbeitern eine Aufforderung, die ihnen überlassenen Arbeitsmittel durch ein Einscannen mit der Software zu erfassen. Diese Idee vereinfacht einen Prozess, der für die Verantwortlichen von SodaStream ansonsten einen unangemessen hohen Aufwand bedeutet hätte.
Das Inventar im Blick – nicht nur beim Jahresabschluss
Abläufe in Unternehmen und spart Ressourcen. Persönliche Verantwortlichkeiten sowie ständig aktualisierte Informationen über den Zustand aller Gegenstände schaffen die Basis für einen nachhaltigen Umgang mit Arbeitsmitteln.
Interessierten Unternehmen bietet die Timly Inventarverwaltung Software übrigens die Möglichkeit, das Software-Paket auch außerhalb der Inventur kostenlos zu testen.