Home-Office: Bestehen keine individuellen Arbeitsverträge, lauern Fallen für Arbeitgeber. (Foto: hamonazaryan1/ pixabay)
Home-Office: Bestehen keine individuellen Arbeitsverträge, lauern Fallen für Arbeitgeber. (Foto: hamonazaryan1/ pixabay)

Home-Office: Was Unternehmer beachten müssen

Bielefeld. Immer mehr Arbeitgeber ermöglichen ihren Mitarbeitern zeitweise oder auf Dauer eine Beschäftigung im Home-Office. Doch schon bei der Vertragsgestaltung müssen Unternehmer einiges beachten, um nicht in eine rechtliche Stolperfalle zu geraten oder hohe Kosten zu riskieren, warnt Marrie Lauder, Rechtsanwältin, Steuerberaterin und Fachanwältin für Steuerrecht der Bielefelder Kanzlei BKS Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater, die eng mit der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HLB Stückmann kooperiert.

Vor allem gilt, dass ein bestehender Arbeitsvertrag nicht eins zu eins auf die Tätigkeit im Home-Office übertragen werden kann. „Speziell für das Home-Office sollte eine separate arbeitsrechtliche Vereinbarung getroffen werden. Darin sollten bei einer geteilten Nutzung von Home-Office und Räumen am Firmensitz die jeweiligen Zeiten genau festgelegt werden“, rät Lauder. Auch Kontrollrechte des Arbeitgebers, die IT-Sicherheit, Gesundheits- und Versicherungsschutz sowie der Umgang mit Überstunden sollten individuell geregelt und vertraglich fixiert werden. Wichtig: „Das Interesse des Arbeitgebers an der Heimarbeit des Mitarbeiters muss aus der Regelung klar hervorgehen“, betont Lauder.

Jeder Mitarbeiter, der im Home-Office arbeitet, sollte einen vorinstallierten und sicherheitsgeprüften Rechner vom Arbeitgeber gestellt bekommen, den er ausschließlich beruflich nutzt. Der Zugriff auf das interne Firmennetzwerk darf nur über eine gesicherte Verbindung erfolgen. Mit diesen Maßnahmen ist der Arbeitgeber auch vor externen Haftungsrisiken geschützt. Zudem müssen mit Beginn eines Arbeitsverhältnisses im Home-Office auch alle Kosten klar geregelt werden. „Beispielsweise sollte eindeutig festgesetzt werden, in welcher Höhe der Arbeitgeber monatliche Kosten für Telefon und Internet übernimmt und dass der Mitarbeiter vor Ausgaben wie beim Kauf von Büroausstattung die Zustimmung des Arbeitgebers einholen muss“, sagt Lauder. Andernfalls könne der Arbeitgeber die Kostenerstattung verweigern.

Zahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter einen monatlichen Betrag für Miete und Nebenkosten, kann er diesen als Betriebsausgaben absetzen. Er sollte sich jedoch unbedingt von seinem Mitarbeiter einen bemaßten Grundriss von dessen Wohnung geben lassen und diesen sorgfältig aufbewahren. Vor allem die Kosten für Heimarbeitsplätze prüft das Finanzamt oft sehr genau. Dann dient der Grundriss als wichtiger Nachweis.

Home-Office Checkliste für Unternehmer: Was sollte vertraglich geregelt werden?

  1. Gesundheit: Heimarbeitsplätze müssen alle Gesundheitsrichtlinien einhalten und entsprechend ausgestattet sein.
  2. Arbeitsunfälle: Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber über die gesetzliche Unfallversicherung für alle Personen- und Sachschäden, die in der Arbeitszeit entstehen – auch im Home-Office. Ein Arbeitsunfall liegt „nur“ vor, wenn sich der Arbeitnehmer bei seiner Tätigkeit am Schreibtisch sowie auf dem  Weg vom Homeoffice zum Arbeitgeber verletzt. Holt sich der Arbeitnehmer während seiner Homeoffice-Tätigkeit ein Glas Wasser und rutscht auf dem Weg zur Küche aus, gilt dies nicht als versicherter Arbeitsunfall. Daher vertraglich den Zustand, die Lage und die Ausstattung des Arbeitsplatzes festlegen um Maßnahmen zur Gefahrenreduzierung vorzunehmen! 
  3. IT-Sicherheit: Mitarbeitern im Home-Office muss ein vorinstallierter und sicherheitsgeprüfter Rechner zur Verfügung stehen, der über eine gesicherte Verbindung auf das Firmennetzwerk zugreift. Private Internetnutzung, Virenschutz und eigene Installationen vertraglich regeln!
  4. Arbeitszeit: Gängige Arbeitszeitregelungen gelten auch für Mitarbeiter im Home-Office. Arbeitszeiten genau erfassen lassen und Kernarbeitszeiten, Erreichbarkeit und den Umgang mit Überstunden regeln!
  5. Büro-Ausgaben: Klare Kostengrenzen festlegen, bis zu welcher Höhe Telefon- und Internetkosten, Reparaturen oder Anschaffungen übernommen werden.

www.bestfall.de

Veröffentlicht von

Sascha Brinkdöpke

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