Digitaler Belegaustausch

Effizient und sicher buchen: Die moderne Informationstechnologie hat schon lange in alle Unternehmensbereiche Einzug gehalten und sorgt für kontinuierliche Effizienzsteigerungen. Dennoch haben viele Klein- und Mittelbetriebe, deren Buchhaltung extern erledigt wird, das Potential für eine rationelle Gestaltung der Arbeitsabläufe noch nicht erkannt.

Es entstehen vermeidbare direkte Kosten und oft liegen keine zeitnahen Auswertungen aus der Buchhaltung für wichtige Unternehmensentscheidungen vor, so dass unabsehbare Folgekosten möglich sind.

In dieser Situation kann die Umstellung der Buchhaltung auf die Verwendung digitalisierter Belege leicht Abhilfe schaffen. Das Unternehmen scannt die Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die nicht ohnehin schon digital bei dem Unternehmen eingegangen oder erzeugt sind und sendet diese an das von dem Steuerberater beauftragte Rechenzentrum. Ebenso verfährt es mit den vorerfassten Lohnabrechnungsdaten seiner Arbeitnehmer. Die Bankkontobewegungen werden direkt und automatisiert übertragen.

Der mit dem Rechenzentrum verbundene Steuerberater greift nun für die Bearbeitung der Buchhaltung auf die dort vorliegenden Daten und Belege zu. Sofort nach der Bearbeitung, die monatlich oder auch z. B. wöchentlich erfolgen kann, stehen dem Unternehmen die Auswertungen der Finanz- und Lohnbuchhaltung für den Zugriff im Rechenzentrum bereit.

Die digitalen Belege sind mit der jeweiligen Buchung auf den Konten verknüpft, so dass sie per Mausklick leicht auffindbar sind. Außerdem werden die zum Zahlungsausgleich anstehenden Überweisungen als Zahlungsvorschläge eingestellt, so dass sie von dem Unternehmen für die Überweisung nur noch frei zu geben sind. Auf diese Weise hat das Unternehmen die Liquiditäts- und Unternehmensentwicklung zeitnah im Blick. Den Mittelstandsunternehmen mit einer extern organisierten Buchhaltung wird so der Informationsstatus einer quasi-internen Lösung geboten.

Für die notwendige Sicherheit sorgt nicht nur ein Kennwortschutz, sondern auch eine Verschlüsselungstechnologie, die nur dem Inhaber einer bestimmten Chipkarte den Zugriff und die Datenübertragung ermöglicht.

www.wpwitte.de

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Peer-Michael Preß – Engagement für die Unternehmerinnen und Unternehmer in der Region seit fast 20 Jahren. Als geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG in Detmold ist er in den Geschäftsfeldern Magazin- und Fachbuchverlag, Druckdienstleistungen und Projektagentur tätig. Seine persönlichen Themenschwerpunkte sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien.

Sie erreichen Peer-Michael Preß unter:

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