Die SWS Keeve GmbH aus Ibbenbüren sorgt mit ihrer speziell auf die Bedürfnisse einer modernen Büroorganisation abgestellten Software für Fehlerreduktion und Zeitersparnis. Der Einzug moderner Textverarbeitungssysteme hat zwar das Erstellen und Bearbeiten der Dokumente durch die Mitarbeiter in den Unternehmen erheblich vereinfacht.
Leider ist die Ablage der Dokumente dabei oft unübersichtlich. Das Wiederfinden eines häufig unter individuellem Namen gespeicherten Dokuments kann dabei bis zu 20 Minuten dauern. Und genau hier liegt der Nutzen einer individuell anpassbaren Software. Seit 25 Jahren entwickelt die SWS Keeve GmbH neben dem kompletten Warenwirtschaftssystem, Software zur Optimierung der Büroorganisation.
Die Adressverwaltung ist der Mittelpunkt des Systems, das bis zur komplexen Unternehmenssoftware (Business Solution) ausgebaut werden kann. Alle Informationen stehen unter der jeweiligen Adresse – egal, ob es sich dabei um die Namen der Personen oder um Kontakte und Dokumente handelt. Bei der Erstellung eines Briefes z.B., werden vordefinierte Vorlagen verwendet. Die Software fügt die Adressen per Makro an den entsprechenden Stellen in die Dokumente ein. Der ganze Vorgang wird automatisch gespeichert. Der Anwender hat hierdurch einen zweifachen Nutzen: 1.) Fehler im Speichern und Zuordnen werden vermieden. 2.) Dokumente werden von den Mitarbeitern generell schneller wiedergefunden. E-Mails werden direkt aus der Adressverwaltung geschrieben. Dabei können eigene Logos und Vorlagen verwendet werden. Serienmails werden personalisiert an bestehende und potentielle Kunden geschickt. Zusätzlich können Anlagen, z.B. Preislisten etc. angehängt werden. Eingehende E-Mails werden ebenfalls direkt den Kunden / Lieferanten zugeordnet. Das Speichern und Archivieren der Mails übernimmt das System vollkommen automatisch.
Dieser Vorgang bietet dem Nutzer mehrere Vorteile gleichzeitig: Das Suchen nach Dokumenten entfällt, da alle Vorgänge in der Datenbank klar strukturiert abgelegt sind. Eingehende Korrespondenz wird eingescannt und steht genau wie alle E-Mails oder externe Daten immer direkt unter der Adresse und kann damit von jedem berechtigten Arbeitsplatz aufgerufen werden. Mit der Funktion der Wiedervorlage wird die sog. Zettelwirtschaft abgelöst. Zu jedem Gespräch können Aktennotizen geschrieben und für den Erfasser oder eine andere Person auf „Wiedervorlage“ gelegt werden. Damit ist sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Beim täglichen Starten des Systems wird für jeden Mitarbeiter seine persönliche „Wiedervorlage“ geöffnet und er hat sofort den Überblick über die anstehenden Aufgaben. Die „ToDo“-Funktion erinnert den Anwender an notwendige Anrufe oder Termine.
Ein ausführliches Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen kann, die in seinem Verantwortungsbereich liegen. Zusätzlich kann man über „Schnittstellen“ das System mit anderen Programmen verbinden, damit Adressen nicht doppelt gepflegt werden müssen. Vor allem den Mitarbeitern, die nicht über eine besondere Affinität zur EDV verfügen, kommt diese Vorgehensweise sehr entgegen. Sie können sich voll auf ihre Sachbearbeitertätigkeit konzentrieren. Der Schulungsaufwand hält sich in Grenzen, da die Funktionen für die Anwender sehr überschaubar sind. Der zügige erfolgreiche Umgang mit der Software erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, reduziert die Fehlerhäufigkeit und den Zeitaufwand für die Suche nach einmal abgespeicherten Dokumenten.