Die digitale Transformation: Dokumentenmanagement auf einem neuen Niveau

Das Dokumentenmanagement ist, rückblickend betrachtet, ein erstaunlich alter Begriff, der in den letzten Jahren nochmals enorm an Bedeutung gewonnen hat. Trotz der sich stetig weiter verändernden Ansprüche der einzelnen Sparten und Betriebe bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eine branchenübergreifende Lösung für Unternehmen jeder Größe. In diesem Artikel betrachten wir die Entwicklung des Dokumentenmanagements in seinem historischen Kontext und werfen gemeinsam einen Blick in die zukünftige Entwicklung.

Von EDI zu DMS – der Traum vom papierlosen Büro

Überraschend früh begannen viele Unternehmen ihre Geschäftspapiere elektronisch zu erstellen.
Der Ausbau von Computernetzen ermöglichte den Wunsch nach einer elektronischen Speicherung und Verarbeitung dieser Daten. Diese Entwicklung wurde „Electronic Data Interchange“, kurz EDI, genannt. Die damit in Zusammenhang stehenden Prozesse ließen den Traum eines papierlosen Büros entstehen. Nach etlichen Fehlschlägen, unter anderem von General Motors im Jahr 1985, wurden die ersten Dokumentenmanagementsysteme entwickelt. Diese hatten allerdings noch mit erheblichen Schwierigkeiten zu kämpfen, da die zu verwaltenden Dokumente aus vielen Quellen und mit unterschiedlichen Bestandteilen (Text, Foto, Grafik, Plan) im System erfasst und verarbeitet werden mussten. Dank der zunehmenden Verbreitung des Internets und dessen Verknüpfung mit dem Dokumentenmanagement entstanden seit Ende der 1980er-Jahre erste leistungsstarke Lösungen wie DocuWare, die diese Anforderungen erfüllen konnten.

Die Anforderungen an modernes Dokumentenmanagement sind hoch

Wer sich in der heutigen Zeit ein modernes Dokumentenmanagementsystem anschaut, wird schnell erkennen, dass diese nur wenig mit den Systemen früherer Zeiten gemeinsam haben. Denn zum einen ist die Leistungsbandbreite enorm angestiegen, zum anderen sind auch die gesetzlichen Anforderungen deutlich größer geworden. Allein in Deutschland sind mehr als 150 Gesetze zu berücksichtigen, welche sich mit den verschiedenen Compliance-Anforderungen der Unternehmen beschäftigen. Folgende Bestimmungen sind dabei zu beachten:

  • Daten und Dokumente müssen jederzeit auffindbar sein
  • Die Informationen dürfen nur mit der DSGVO vereinbar gespeichert werden
  • Alle Daten müssen zudem redundant und vor fremdem Zugriff sicher verwahrt werden
  • Dokumente müssen in der täglichen Arbeit genutzt werden können

Das muss ein DMS heute leisten

Allein die Anzahl an Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar.
Hier schaffen leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme Abhilfe, die aufgrund ihres immensen Speicherplatzes punkten können. So erleichtert das DMS dem Unternehmen den Umgang mit internen Daten, denn die Dokumente müssen:

  • umfassend klassifiziert werden
  • bestimmten Abteilungen, Mitarbeitern oder Kunden zugeordnet werden
  • den rechtlichen Bestimmungen entsprechend gespeichert werden
  • jederzeit auffindbar sein (Schlagwort, Betreff oder Volltextsuche)
  • einem bestimmten Nutzerkreis zur Verfügung stehen
  • vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden

Das sind einige der Aufgaben, die ein umfassendes Dokumentenmanagement erfüllen muss. Unternehmen, welche sich bisher der digitalen Transformation entzogen haben, geraten mit der Zeit immer stärker ins Hintertreffen, da diese Anforderungen bei einer manuellen Verwaltung der Daten nicht mehr zu erfüllen sind. Selbst gut vernetzte und mit modernen Mitteln arbeitende Unternehmen haben Schwierigkeiten die Flut an Dokumenten und Informationen ohne Managementsystem zu verwalten. Dies zeigt unter anderem eine Untersuchung der Association for Information and Image Management (AIIM) in den USA. Rund 7,5 Prozent aller Dokumente in Unternehmen gehen dort verloren. Ein Problem, das sich ohne weiteres auch auf Deutschland übertragen lässt.

Ein Blick in die Zukunft


Durch die Kombination mit Business-Intelligence-Lösungen werden die Managementsysteme künftig immer stärker erweitert und verfeinert, sodass der Umgang mit den Dokumenten zunehmend von einer leistungsstarken KI ergänzt wird. Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Vertrauenswürdigkeit der Informationen, da diese aus unterschiedlichsten Quellen in das DMS eingespeist werden. Daher ist es besonders wichtig, für konsistente und nachvollziehbare Metadaten bei Dokumenten zu sorgen, damit die KI in der Lage sein wird, die Dokumente und Daten richtig zu strukturieren, zu erfassen und diese dem Nutzer zu präsentieren. Dementsprechend werden wir in Zukunft ein viel stärker KI-gestütztes Dokumentenmanagement erleben, welches den Workflow und die Nutzung der vorhandenen Daten deutlich verbessert.

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Peer-Michael Preß – Engagement für die Unternehmerinnen und Unternehmer in der Region seit fast 20 Jahren. Als geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG in Detmold ist er in den Geschäftsfeldern Magazin- und Fachbuchverlag, Druckdienstleistungen und Projektagentur tätig. Seine persönlichen Themenschwerpunkte sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien.

Sie erreichen Peer-Michael Preß unter:

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