Viele Unternehmen handhaben die E-Mail-Archivierung nach wie vor unzureichend. Auf eine gesetzeskonforme E-Mail-Lösung setzen immer noch wenige. Im Einzelfall kann dies jedoch zu einem bösen Erwachen führen. Je nach Inhalt der E-Mail bestimmen gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Archivierung.
Insbesondere E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten wie Handels- und Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege müssen vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar in digitaler Form abgelegt werden.
Um im Nachweisfall auf alle relevanten Informationen zugreifen zu können ist dabei eine umfassende E-Mail-Archivierungslösung unverzichtbar. Somit ist man nicht nur auf der sicheren Seite, gleichzeitig lässt sich so auch die allgegenwärtige E-Mail-Flut bändigen.
Angebote geeigneter Softwarelösungen gibt es reichlich. Die Auswahl und Implementierung in die Unternehmens-IT ist allerdings nicht immer ohne Hürden. „Damit am Ende wirklich alles rund läuft ist eine professionelle Unterstützung empfehlenswert“, so Natali Maurer, Geschäftsführerin der 25help IT-Consult GmbH aus Bielefeld. „Von der Beratung über Services bis hin zum Support begleiten wir Unternehmen individuell bei der revisionssicheren E-Mail-Archivierung – und gehen auf Wunsch noch einen Schritt weiter. Wir planen und organisieren den Einsatz von intelligenten Dokumentenmanagement-Systemen, um nicht nur das E-Mail-Problem zu lösen, sondern darüber hinaus sämtliche Geschäfts- und Dokumentenabläufe zu optimieren.“