Datenmanagement – Archivierung von sensiblen Daten

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Trotz elektronischer Rechnungsabwicklung verzichten viele Unternehmen nicht vollständig auf das Ausdrucken mancher Unterlagen. Das zeigt eine Studie zur Rechnungsabwicklung und Archivierung aus dem Jahr 2017. Da solche Unterlagen oft sensible Daten von Kunden enthalten, müssen die Unternehmen dafür Sorge tragen, dass die Informationen nicht in falsche Hände geraten. Das gilt sowohl für ausgedruckte als auch für digitale Daten, weshalb das richtige Datenmanagement für jedes Unternehmen von großer Wichtigkeit ist.

Unternehmen setzen nach wie vor auf Papier

Das Datenmanagement beschreibt verschiedene Maßnahmen, um die Ressource „Daten“ in einem Unternehmen optimal für die Geschäftsprozesse nutzen zu können. Dabei ist jedoch nicht nur der Informationsfluss aus Sicht des Unternehmens wichtig, sondern auch die Datensicherheit im Sinne des Datenschutzes. Dieser stellt unter anderem sicher, dass personenbezogene Daten vor Missbrauch geschützt werden und nicht in die Hände von Dritten gelangen. Da das Datenmanagement aufgrund der Fülle an Informationen immer umfangreicher wird, beauftragen manche Unternehmen externe Dienstleister, die sich nicht nur mit den Daten und dem Informationsfluss beschäftigen, sondern auch mit der Archivierung.

Relevant ist die Archivierung vor allem deshalb, weil viele Unternehmen nach wie vor sensible Daten ausdrucken und anschließend für deren Sicherheit sorgen müssen. Laut der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ (PDF), die die Mittelstand 4.0-Agentur im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie durchgeführt hat, trifft dies auf vier von zehn Unternehmen zu. Mehr als 79 Prozent der befragten Unternehmen nutzen weiterhin Papier als Übermittlungsform von Rechnungen, wobei 64 Prozent auch zur Übermittlung per E-Mail greifen.

Bei Archivierung Datenschutz beachten

Während digitale Daten durch Firewalls auf internen Cloud-Lösungen vor Zugriff geschützt werden können, braucht die Archivierung von Daten in Papierform viel Platz und andere Sicherheitssysteme. So müssen die Dokumente nicht nur vor Missbrauch durch fremde Personen geschützt werden, sondern auch vor solchem durch Unbefugte aus dem eigenen Unternehmen. Ein Lager für die Archivierung kann man entweder in den eigenen Geschäftsräumen einrichten, oder man nutzt externe Lagerräume für die sichere Archivlagerung. Dieses Konzept hat mehrere Vorteile für ein Unternehmen, denn solche Angebote beschränken sich nicht nur auf die sicherere Lagerung von sensiblen Daten, man kann auch die Aktenvernichtung in Anspruch nehmen. Das Prinzip ist denkbar einfach: Je nach Menge der Unterlagen mietet man Lagerräume, die mit modernster Sicherheitstechnik ausgestattet sind; abschließbare Boxen garantieren die Einhaltung des Datenschutzes.

Wer genügend freie Räume im eigenen Unternehmen hat, kann sich ein solches Archiv auch selbst aufbauen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass man die Lagerräume abschließen kann, um sicherzustellen, dass die Daten vor Missbrauch geschützt sind. Zudem kann man so sein eigenes Ordnungssystem anlegen.

In Anbetracht des Aufwandes, den eine solche Archivierung von gedruckten Unterlagen jedoch erfordert, sollte man als Unternehmen langfristig jedoch überlegen, wie man digitalisierte Prozesse effektiver gestalten kann. Das spart nicht nur wichtige Ressourcen, sondern auch Platz und Arbeitskraft.

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Peer-Michael Preß – Engagement für die Unternehmerinnen und Unternehmer in der Region seit fast 20 Jahren. Als geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG in Detmold ist er in den Geschäftsfeldern Magazin- und Fachbuchverlag, Druckdienstleistungen und Projektagentur tätig. Seine persönlichen Themenschwerpunkte sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien.

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