Ein sanfter Übergang: cobra für OBUK Haustürfüllungen in Oelde. Mehr als 30.000 Haustürfüllungen verlassen jährlich die Fertigungsanlagen der OBUK Haustürfüllungen GmbH & Co.KG und zieren die Eingangsbereiche unzähliger Gebäude in ganz Europa.
Mit der Einführung eines umfassenden CRM-Projekts bei dem 70 Mitarbeiter starken Unternehmen im östlichen Münsterland hat der autorisierte cobra-Partner IT2 Consulting Solutions Services GmbH eine innovative und pfiffige Lösung gefunden. Zunächst war die Vertriebsleitung der OBUK Haustürfüllungen GmbH lediglich auf der Suche nach einem Softwarebaustein, der dem Außendienst eine komfortable Lösung bietet, die Besuchsberichte und die daraus resultierenden Maßnahmen im Innendienst elektronisch abzubilden. Mittlerweile zeichnet cobra-Solution-Partner IT² verantwortlich für die komplette Umstrukturierung der Firmen-EDV. „Die EDV-Abteilung der OBUK hatte in den vergangenen zehn Jahren eine eigene Verwaltungssoftware entwickelt und diese perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt “, erinnert sich IT²-Geschäftsführer Dipl.-Ing. Uwe Brettner. „Aufgrund der mittlerweile in die Jahre gekommenen Softwaretechnik, stießen die Programme jedoch immer mehr an ihre Grenzen.“ Bei mehreren Präsentationen und eingehenden Gesprächen zwischen IT² und der Leitung der OBUK GmbH kristallisierte sich heraus, dass cobra CRM PRO der effiziente Schlüssel für die Lösung sein könnte. Sensibelster Punkt bei dem Umstrukturierungsprozess war die Übernahme der gesamten Stammdatenverwaltung und -bearbeitung in die neue Software.
Software-Einführung ohne Arbeitsunterbrechung
Dank der in cobra CRM PRO verfügbaren freien Tabellen – mithilfe derer selbst komplexe Zusammenhänge darstellbar werden – konnte das bisherige Datenmanagement in der eigenen Verwaltungssoftware von OBUK in der cobra-Datenbank gelöst werden. Das heißt Änderungen sowie Ergänzungen der Stammdaten sind jederzeit in der jeweils anderen Software-Lösung verfügbar, beide Systeme arbeiteten also während des Umstrukturierungsprozesses parallel und glichen den Inhalt ab. „Durch die Idee der Datenhaltung in cobra CRM PRO wird es möglich, die Verwaltungssoftware modulweise zu modernisieren, ohne dass der Anwender in Vertrieb, Arbeitsvorbereitung oder Qualitätsmanagement behindert wird“, erläutert IT2-Geschäftsführer Brettner.
Frontend mit allen Vorteilen eines ausgereiften CRM-Systems
„Mit Hilfe von cobra CRM PRO eröffnen wir uns einen bisher nicht dagewesenen Lösungsweg für die Migration unserer Anwendungsprogramme auf eine höhere Technologiestufe. Parallel dazu liefert uns cobra CRM PRO den ganzen Mehrwert eines professionellen CRM-Systems“, sagt Rainer Hestermann, der verantwortliche IT-Leiter der OBUK.
Obwohl das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, fungiert cobra CRM PRO mittlerweile als führendes System bei der OBUK und wird in sämtlichen Unternehmensbereichen – vom Vertrieb über das Marketing bis hin zum Service – als Frontend eingesetzt. Bis zur Endphase des Projekts werden etwa 50 Mitarbeiter des Unternehmens mit cobra arbeiten. Schon heute sind Kontaktadressen samt angehängten Dokumenten optimal organisiert, Projekte werden in der CRM-Lösung effizient abgebildet, gesteuert und sind mittels des integrierten Statistikmoduls umfassend auswertbar.
Zudem wurde die Telefonanlage mit cobra CRM PRO verbunden, sodass beim ersten Klingeln sämtliche Kundeninformationen zum Anrufer auf dem Bildschirm des OBUK-Mitarbeiters erscheinen und somit eine perfekte Gesprächsführung ermöglichen. E-Mails werden direkt aus dem Adressdatensatz personalisiert verschickt und automatisch abgelegt.
cobra Mobile CRM für den Außendienst
Nachdem der Vertriebsinnendienst den Produktivbetrieb aufgenommen hat, wird nun der Außendienst über cobra Mobile CRM an den Unternehmensprozess angeschlossen. Die Mitarbeiter werden künftig mit dem iPad in der Tasche zum Kunden reisen und können so direkt von unterwegs aus auf ihre Kunden- und Vertriebsinformationen in der zentralen Datenbank zugreifen. Vor dem Termin können Kontakthistorie und Vertriebsphase überprüft werden, Besuchsberichte, Aufträge oder Serviceanfragen werden direkt vor Ort erfasst und sind sofort vom Innendienst abruf- und bearbeitbar. Die ersten Tests haben bereits den erheblichen Zeitvorteil deutlich werden lassen.
In der nächsten Projektphase wird IT² den Spezialisten für Haustürfüllungen aus dem Münsterland dabei unterstützen, die bei OBUK eingehenden Händleranfragen über eine Kombination von Kampagnenmanagement und Webservices mit dem Onlineauftritt des Unternehmens zu verbinden und diesen Prozess innerhalb von cobra CRM PRO voll zu automatisieren.