Grundsätzlich muss die private Nutzung eines betrieblichen PKW sowohl vom Unternehmer als auch vom Arbeitnehmer versteuert werden. Die gesetzlichen Regeln finden sich in den §§ 6 (1) Nr.4 EStG und 8 (2) EStG. Hiernach kann die private Nutzung nach der sogenannten 1 Prozent-Methode (pauschaliertes Verfahren) oder aufgrund eines Fahrtenbuches (Einzelnachweis) ermittelt werden. Für die Anwendung der 1 Prozent-Methode ist beim Unternehmer zusätzlich nachzuweisen, dass die betriebliche Nutzung mehr als 50 Prozent beträgt. Dieser Nachweis ist grundsätzlich bei jeder neuen Anschaffung von PKW zu führen und soll einen repräsentativen Zeitraum von mindestens 3 Monaten umfassen.
Die private Nutzung beträgt grundsätzlich mtl. 1 Prozent des Bruttolistenneupreises (nicht Anschaffungskosten) zuzüglich eventueller Sonderausstattungen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der PKW gebraucht gekauft wurde oder ein Vorsteuererstattungsanspruch besteht. Weiterhin sind Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat und Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betrieb zu berücksichtigen, wenn mindestens 15 Fahrten monatlich erfolgen. Wird der PKW für diese Fahrten an weniger als 15 Tagen monatlich genutzt, werden 0,002 Prozent je Fahrt angesetzt.
Alternativ kann eine hiervon abweichende private Nutzung durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Die Führung eines Fahrtenbuches unterliegt allerdings strengen Regeln. So muss das Fahrtenbuch laufend und in gebundener Form geführt werden. Abweichungen hiervon führen in der Regel zur Verwerfung des Fahrtenbuches.
Hierzu folgendes Beispiel
Ein betrieblicher PKW kann vom Unternehmer/Arbeitnehmer auch privat genutzt werden. Die tatsächliche private Nutzung beträgt 30 Prozent und die Gesamtkosten pro Jahr einschl. Abschreibung 15.000 EUR. Der Listenpreis kann von 55.000 EUR auf 50.000 EUR heruntergehandelt werden. Die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb beträgt 10 Km.
Bei der pauschalierten 1 Prozent-Methode beträgt der Jahresbetrag der privaten Nutzung insgesamt 8.580 EUR (1 Prozent von 55.000×12 zuzüglich 0,03 Prozent von 55.000x10Kmx12) und bei der Fahrtenbuchmethode 4.500 EUR. Die Führung eines Fahrtenbuches kann also durchaus lohnenswert sein. Allerdings muss die Führung des Fahrtenbuches ernst genommen werden und sollte keinesfalls sportlich gesehen werden.
Seit einiger Zeit ist durch Gerichtsverfahren, Anwendungserlasse usw. erheblich Bewegung in die gesetzliche Regelung gekommen. So muss mittlerweile nicht mehr unbedingt der Listenpreis zugrunde gelegt werden. Der tatsächlichen Nutzung wird mehr Beachtung geschenkt und das Fahrtenbuch darf nicht mehr bei jedem kleinen Fehler verworfen werden. All diese Ausnahmen sind allerdings nur Einzelfallentscheidungen, können jedoch schon genutzt werden.