Bereit für die E-Bilanz?

Leitfaden für eine erfolgreiche Einführung der E-Bilanz in Unternehmen: Bereits im Jahr 2008 wurde durch das Steuerbürokratieabbaugesetz gesetzlich festgelegt, dass Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn nach Bestandsvergleich (§ 4 I , § 5  oder § 5a EstG) ermitteln, verpflichtet sind, den Inhalt der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz bereit zustellen und per Datenfernübertragung an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Der Steuerpflichtige ist dazu verpflichtet, die von der Finanzverwaltung dafür vorgesehene Taxonomie (Mustervorlagen) zu verwenden. Damit die Einführung der E-Bilanz in Ihrem Unternehmen gelingt, sollten die  folgenden Punkte beachtet werden.

1. Nötiges Basiswissen
Das Internet bietet sicherlich Möglichkeiten um sich grundlegendes Wissen zu diesem Thema anzulesen. Die Abstimmung mit Ihrem steuerlichen Berater bleibt aber meist unverzichtbar.

2. Betrachtung der Ist-Situation
Hier sollten der eigene Kontenplan, der Wissensstand der Mitarbeiter und die Anforderungen der E-Bilanz an die unternehmensinterne eingesetzte Buchführungssoftware im Fokus stehen. Es muss geprüft werden, ob der Kontenplan die nötigen Daten für die E-Bilanz liefern kann (z.B. Abgrenzung Frachtkosten und Materialeinsatz). Des Weiteren sollten die zuständigen Mitarbeiter der Buchführung  geschult werden, um den benötigten Wissenstand zu erhalten. Bei der IT-Anforderung  sollte mit dem Hersteller der Buchführungssoftware bzw. mit dem eigenen IT-Consultant (falls vorhanden) Rücksprache gehalten werden, um technische Probleme zu vermeiden.

3. Festlegung des Soll-Zustandes
Die vorgegebene Kerntaxonomie , die für alle Unternehmen unabhängig von Größe und Rechtsform gilt, wird von Spezialtaxonomien für Branchen wie z.B. Banken und Versicherungen sowie von Erweiterungstaxonomien für Land- und Forstwirtschaft,  Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen etc. ergänzt. Die Finanzverwaltung verfolgt mit diesen Taxonomien eine „Maximalstrategie“. Das bedeutet, dass die Finanzverwaltung möglichst viele Informationen vom Steuerpflichtigen erhalten möchte, um die eingegangenen Daten in einem Risikomanagementsystem anschließend weiter zu verarbeiten.
Der Steuerpflichtige darf selbst entscheiden, wie viele Information er der Finanzverwaltung zukommen lassen möchte. Allerdings gibt die Finanzverwaltung einen gewissen Mindestumfang vor. Zu diesem Mindestumfang gehören die Felder bzw. Pflichtfelder  „Mussfeld“, „Mussfeld, Kontennachweis erwünscht“ und „Summenmussfeld“. Grundsätzlich müssen die Pflichtfelder einen Wert enthalten. Sollte die eigene Buchführung einige Positionen nicht enthalten bzw. nicht gebucht haben, sind diese Positionen mit „NIL-Werten“ (Not-in-List) zu füllen.
Zusätzlich können sogenannte „Auffangpositionen“ gebucht werden. Diese sollen einen zu großen Eingriff in das Buchungsverhalten des Steuerpflichtigen vermeiden, z.B. müssen Umsatzerlöse nach Umsatzsteuersachverhalten aufgegliedert werden. Es gibt allerdings die Auffangposition „Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen“ die eine genauere Aufgliederung der Umsatzerlöse vermeidet.

4. Umsetzung
Die Anpassung der eigenen Buchführung auf die Taxonomie der E-Bilanz, das sogenannte „Mapping“, ist essenziell und sollte rechtzeitig durchgeführt werden. Sie sollten frühzeitig Ihre Buchführung auf die E-Bilanz einstellen damit in  Folgejahren gegebenenfalls nur kleine Anpassungen durchzuführen sind.
Beachten Sie: Je individueller der Kontenplan ist, umso größer ist der Aufwand der Umstellung.

Fazit
Die E-Bilanz muss erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen übermittelt werden. Für das erste Wirtschaftsjahr 2012 gilt aber eine Nichtbeanstandungsregel, sodass die Bilanz noch in Papierform eingereicht werden kann (Standardform).

Sie sollten das Jahr 2013 nutzen um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Nehmen Sie (vor allem als Selbstbucher) Kontakt zu einem Steuerberater auf um professionelle Hilfe bei der Umstellung Ihres Kontenplans auf die Taxonomie der E-Bilanz zu erhalten. Eine nicht korrekte Umstellung bzw. Einrichtung der E-Bilanz, insbesondere häufiges benutzen von Auffangpositionen, kann dafür sorgen, dass Sie Ziel einer Betriebsprüfung werden.

www.wrg-tax.de

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Peer-Michael Preß – Engagement für die Unternehmerinnen und Unternehmer in der Region seit fast 20 Jahren. Als geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG in Detmold ist er in den Geschäftsfeldern Magazin- und Fachbuchverlag, Druckdienstleistungen und Projektagentur tätig. Seine persönlichen Themenschwerpunkte sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien.

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