Moderne GPS-Systeme ermöglichen nicht nur die Kontrolle eines Fuhrparks, sie können dabei helfen Arbeitsabläufe innerhalb von Unternehmen zu analysieren und vollständig zu optimieren. Firmen, die alle Maschinen und Fahrzeuge digital vernetzen, profitieren von Übersichtlichkeit und einer vereinfachten Planung.
GPS ist vor allem in Verbindung mit Ortung und Navigation bekannt, es kann aber noch ganz andere Aufgaben erleichtern oder vollständig automatisiert übernehmen. So lässt sich beispielsweise das manuelle Fahrtenbuch ersetzen, das elektronische Fahrtenbuch von PAJ macht handschriftliche Aufzeichnungen überflüssig und speichert die ermittelten Daten manipulationssicher und zuverlässig ab.
Digitalisierung für Unternehmen
Unternehmen, die mit der Zeit gehen, sind schon längst auf digitale Lösungen umgestiegen, um Abläufe und Arbeitsschritte zu überwachen und zu planen. GPS-Systeme in Fahrzeugen zeichnen konstant wichtige Daten auf, die der Nutzer zu jeder Zeit ansehen kann. Anhand der erhaltenen Informationen kann der Einsatz von Betriebsmitteln beispielsweise nachhaltig angepasst werden. Digitale Konzepte sparen Zeit, Geld und ermöglichen eine fortlaufende Optimierung aller Segmente.
Welche Bedeutung haben Fahrtenbücher?
Fahrtenbücher sind genau dann verpflichtend, wenn ein Firmenauto ebenso privat verwendet wird. Finanzämter vermuten immer, dass ein Firmenwagen zu einem bestimmten Teil privatem Nutzen dienen. Anhand eines Fahrtenbuchs kann das Unternehmen diese Vermutung widerlegen. Im Fahrtenbuch werden alle Fahrten, die mit dem Auto getätigt werden, handschriftlich notiert.
Relevante Daten für das Finanzamt
Um als vollständig zu gelten, muss das Fahrtenbuch viele Informationen aufweisen. Zu Beginn der Fahrt müssen zunächst Datum, Uhrzeit und Grund der Fahrt notiert werden, zusätzlich wird der aktuelle Kilometerstand des Wagens dokumentiert. Nach Abschluss der Fahrt ergänzt der Fahrer diese Informationen um die Daten zum Ende der Fahrt, auch der Name des Fahrers wird aufgeführt. Sollten diese Angaben nicht vollständig sein, gilt das Fahrtenbuch als ungültig und das Finanzamt wendet die meist teurere 1%-Regelung an.
Elektronisches Fahrtenbuch macht handschriftliche Dokumentation überflüssig
Wenn sich im Firmenwagen bereits ein GPS-Tracker befindet, so ist es nur sinnvoll, ein digitales Fahrtenbuch in Betracht zu ziehen. Mithilfe von GPS werden die meisten bedeutsamen Informationen bereits ermittelt und gespeichert, Daten zum Wagen und zum Fahrer kann der Nutzer in der App ergänzen. Wird ein Fahrzeug immer von der gleichen Person genutzt, so reicht es, wenn diese Informationen einmalig eingepflegt werden.
GPS-Tracker unterscheiden sich in der Art der Stromversorgung, einige Geräte besitzen einen integrierten Akku, der stetig geladen werden muss. Andere Tracker können direkt mit dem Fahrzeugstrom verbunden werden und verbleiben dann problemlos im Wagen. Das GPS-Gerät zeichnet jede Fahrt vollständig auf, von Beginn bis Ende, zusätzlich werden Fahrzeiten und Geschwindigkeiten ermittelt.
Vorteile eines digitalen Fahrtenbuchs
Elektronische Fahrtenbücher sind sicher vor Manipulation, die Daten können nicht wegradiert und neu geschrieben werden. Unveränderte Informationen spielen vor allem beim Finanzamt eine große Rolle, dank der sofortigen Speicherung ist diese Vorgabe erfüllt. Innerhalb der App hat der Nutzer die Möglichkeit, die Daten per PDF-Datei an sich selbst zu senden und dann auszudrucken. Das erleichtert die Einreichung beim Amt und ermöglicht eine Überprüfung vor der Absendung.
GPS-Systeme in Unternehmen
Mithilfe von GPS-Systemen arbeiten Unternehmen deutlich nachhaltiger und effektiver, eventuelle Lücken oder Probleme in Abläufen werden aufgedeckt. Anhand erstellter Analysen lassen sich Leerlaufzeiten innerhalb der eigenen Flotte deutlich senken, doppelte Fahrten werden vermieden und Fahrtrouten optimiert. Da GPS-Tracker bereits die Fahrzeiten erfassen, ist es leicht, damit auch die generelle Arbeitszeit nachzuweisen.
Zu jedem GPS-System gehört eine passende App oder ein Online-Portal, mit einem einzigen Benutzerprofil ist es möglich, mehrere Fahrzeuge anzulegen und zu vernetzen. Jeder GPS-Tracker wird einem festen PKW oder LKW zugeordnet. Innerhalb der Visualisierung in der App ist zu jedem Zeitpunkt jeder Standort in Echtzeit ersichtlich, so sind genauere Auskünfte gegenüber Kunden und die Prüfung von korrekten Lieferterminen besonders einfach.
Innerhalb der App hat der Nutzer zusätzlich die Wahl zwischen verschiedenen Alarmierungen, die beispielsweise vor Diebstahl schützen oder dem Fahrer im Notfall helfen.