Die beiden Sparten des Einkaufs sind in jedem Unternehmen der direkte und der indirekte Einkauf. Der erste betrifft alle Güter, die für die Fertigung der Endprodukte erforderlich sind. Der zweite bezieht sich auf alle Materialien, die nur mittelbar in den Herstellungsprozess einfließen, etwa Bürotechnik, Fahrzeuge, Facility Management, Strom- und Heizkosten etc.
Seit geraumer Zeit erkennen Unternehmen die Bedeutung des indirekten Einkaufs und verlegen sich auf Strategien, um diesen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. So wird zum Beispiel darauf geachtet, dass ein „wilder Einkauf“, das so genannte Maverick Buying, abgestellt und die entsprechenden Waren zentral besorgt werden. Maverick Buying bezeichnet die eigenmächtige Beschaffung von Produkten durch einzelne Abteilungen, bei der die Einkaufsabteilung nicht mit einbezogen wird. Dadurch geht der Überblick verloren und die Ausgaben steigen auf Grund höherer Preise für geringe Mengen.
Der strategische indirekte Einkauf bündelt Bestellungen und kann dadurch Rabatte erzielen, die sich je nach Unternehmensgröße schnell zu beachtlichen Summen addieren. Darüber hinaus lässt sich das gesamte Handling vereinfachen, so dass andere Bereiche wie das Rechnungswesen, das Controlling und die Buchhaltung von einer einheitlichen Datengrundlage profitieren.
Noch einen Schritt weiter gehen Unternehmen, die den strategischen indirekten Einkauf spezialisierten Dienstleistern wie der Hans Becker GmbH überlassen. Diese können Bestellungen nämlich noch stärker bündeln, weil sie branchenübergreifend weitere Kunden bedienen, also noch größere Mengen einkaufen und dadurch noch höhere Rabatte eingeräumt bekommen. Ein – etwas ironisch gemeintes – Beispiel soll dies verdeutlichen.
Maverick Buying
Jedes Mal, wenn eine Abteilung der Unklug KG neue Kugelschreiber braucht, wird ein Auszubildender losgeschickt, um im Fachgeschäft für Bürobedarf drei Straßen weiter den Bedarf von 20 Stück für einen Monat zu decken. Er bekommt 20 Euro in die Hand gedrückt mit der ausdrücklichen Anweisung, sich eine Quittung geben zu lassen, und marschiert los. Der geschätzte Zeitaufwand beträgt 30 Minuten, aber der Auszubildende ist nicht auf den Kopf gefallen. Er kann immer sagen, es war sehr voll im Laden, deswegen hat es 40 Minuten gedauert, falls sich jemand beschwert. Die freien 10 Minuten nutzt er, um in Ruhe einen Kaffee zu trinken. Die Unklug KG bezahlt also für 20 Kugelschreiber pro Monat 20 Euro plus 40 Minuten Arbeitszeit des Auszubildenden. Macht im Jahr 240 Euro plus 8 Stunden Arbeitszeit.
Strategischer indirekter Einkauf
Bei der Schlauberger GmbH ist der Kugelschreibereinkauf zentral geregelt und läuft ausschließlich über den Schreibtisch von Frau Schulze-Shopping. Sie kennt den Bedarf an Kugelschreibern im Unternehmen ganz genau und kann an Hand der noch vorhandenen Menge abschätzen, wann eine neue Bestellung beim Hauslieferanten Büro & Co. notwendig wird. Auf diese Weise ordert sie einmal im Jahr im Online Shop des Großhändlers 240 Kugelschreiber zu einem Stückpreis von 0,50 Euro. Macht 5 Minuten Arbeitszeit plus 120 Euro für die Stifte. Ihren Kaffee trinkt sie nebenbei.
Strategischer indirekter Einkauf per Outsourcing
Wenn es um Produkte des indirekten Einkaufs wie Kugelschreiber geht, lehnt sich der Chefeinkäufer der Intelligenzia AG genüsslich in seinem Bürostuhl zurück und trinkt in Seelenruhe und ganz entspannt seinen Kaffee. Er müsste in seinem Terminkalender nachschauen, wann er das letzte Meeting mit einem Mitarbeiter der Hans Becker GmbH hatte, in dem sämtliche Bedürfnisse seines Unternehmens für Produkte des indirekten Einkaufs besprochen und die Lieferkonditionen vereinbart wurden. Er weiß aber, dass die Hans Becker GmbH auch für andere Unternehmen Kugelschreiber einkauft und deshalb einen unschlagbaren EK erzielen kann. Wird er nach dem zeitlichen und finanziellen Aufwand gefragt, zuckt er nur mit den Schultern und sagt: „Der zeitliche Aufwand ist verschwindend gering, und die Konditionen sind Betriebsgeheimnis. Ich kann Ihnen aber verraten, dass wir für Kugelschreiber sehr, sehr viel weniger bezahlen als die Unklug KG und auch weniger als die Schlauberger GmbH.“
Ergebnisse durch Studie bestätigt
Die TU München hat in einer Studie, die gemeinsam mit der Hans Becker GmbH durchgeführt wurde, festgestellt, dass sich mit strategisch indirektem Einkauf und/oder der Wahl eines Outsourcing-Partners im Durchschnitt knapp 15 % der Kosten einsparen lassen.