Foto: timemaster
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Sind Sie sich sicher? Zeiterfassung mieten – oder besser kaufen?

Das Leben verlangt einem schon einiges ab. Überall und ständig müssen wir Entscheidungen treffen: Meer oder Berge, gehen oder bleiben, Fisch oder Fleisch (oder nichts von beidem). Und jetzt kommt seit einiger Zeit auch noch die Zeiterfassung dazu: mieten oder kaufen? Eins ist klar: Nach dem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter gemessen werden kann. So banal es zunächst klingen mag, diese Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für Ihr Unternehmen – mit Sicherheit.

Mieten – rent a cloud

Beim Mietmodell scheint alles ganz einfach zu sein. Ganz unabhängig davon, ob sich Unternehmen für das sogenannte SaaS (Software as a Service) oder eine „typische“ Cloud-Lösung entscheiden – es ist keine (einmalige) Investition nötig. Der Effekt: Sie buchen in der Regel per App und PC, nutzen immer die aktuelle Version der Software und benötigen wenig bis keinen Support durch einen IT-Dienstleister. Doch in Sachen Datensicherheit gilt es zu bedenken, dass bei SaaS sowie der Cloud-Lösung sämtliche sensiblen Personaldaten auf externen Servern gespeichert werden. Bei SaaS liegen die Personaldaten auf einem dedizierten Server. Dediziert bedeutet, dass der SaaS-Anbieter die Server exklusiv für sich angemietet hat (sie ihm „zugeordnet“ sind) und nur er darauf Zugriff hat. Im Gegensatz dazu teilen ist bei der Cloud-Lösung die Gefahr von Sicherheitslücken viel größer, da sich verschiedene Anbieter auch die selbe Festplatte teilen.

Auch bei den Kosten lohnt sich ein kritischer Blick: Mietlösungen bei Zeiterfassungssystemen lohnen sich eher bei kleinen Unternehmen, da bei den meisten Anbietern pro erfasstem Mitarbeiter abrechnet wird. Das bedeutet: je mehr Mitarbeiter, desto teurer – und das auf mittel- und langfristige Sicht.

Kaufen – license to save

Mein Programm, meine Daten, mein Server: Beim Kauf einer Software für die Zeiterfassung haben Unternehmen das Recht, diese diese auf ihrem Computer zu installieren. Bei dieser On-Premise-Lösung werden die Daten auch auf dem eigenen Server gesichert, sodass die Unternehmen selbst die IT-Sicherheit gewährleisten und die Software pflegen müssen. Sie haben einmalig anfallende, überschaubare Kosten, die sich in relativ kurzer Zeit amortisieren – oft in wenigen Monaten.

Hier stellt sich allerdings die Frage nach den Updates, die ja beim Mietmodell in der Regel inklusive sind. Hier sind Anbieter und Angebote zu empfehlen, bei denen Unternehmen monatliche Kosten für die reine Nutzung vermeiden, aber dennoch in den Genuss von regelmäßigen Updates kommen. Dies kann beispielsweise durch einen vergleichsweise günstigen Wartungsvertrag sichergestellt sein. Beachten Sie aber, dass ein Support jederzeit durch eine Hotline oder E-Mail garantiert sein muss. Der Markt bietet hier individuelle Lösungen, wie zum Beispiel die digitale Zeiterfassung mit Timemaster. Diese browserbasierte Kauflösung ermöglicht nicht nur eine variable Buchung per PC, App und Terminal, sondern ist auch individuell konfigurier- und erweiterbar – schon 399,- Euro.

Wenn Zeiterfassung – dann richtig!

www.timemaster.de

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