Informationsflut von Heute beherrschen

TEUTODATA zeigt Lösungen am „Tag des Dokuments“ im Bielefelder LENKWERK. Die Informationsflut in Unternehmen stellt einen stark wachsenden Kostenfaktor dar, denn neben riesigen Papiermengen steigt die Zahl der digital erzeugten Dokumente rasant an. Gesetzliche und wirtschaftliche Gründe sprechen für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Informationen auf Knopfdruck – für viele Unternehmen leider noch keine Realität.

Auch heute noch werden Schriftstücke in Aktenordnern abgeheftet, andere wiederum ruhen in Dateien auf Festplatten irgendwo im Unternehmen. Hinzu kommen seit einigen Jahren E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten, die – wenn überhaupt – im Mailsystem abgespeichert werden, obwohl der Gesetzgeber Firmen verpflichtet, steuerrelevante elektronische Post bereitzustellen. Kaum ein Unternehmen verfügt über ein medienübergreifendes Archivierungssystem. Das Chaos ist perfekt, denn wer weiß noch nach Wochen, in welcher Form er bestimmte Informationen oder Vereinbarungen zu einem Vorgang erhalten hat, geschweige denn, wo er sie abgelegt hat? Das Problem ist auch deutschen Unternehmern bewusst. Sowohl die Menge der zu dokumentierenden Daten, als auch die verwendeten Formate nehmen kontinuierlich zu. Ein Dokumentenmanagement-System löst dieses Problem, denn idealerweise vereint die Software unstrukturierte Informationen, egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus allen Unternehmensanwendungen und -prozessen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Somit ist eine Compliance-gerechte Archivierung gewährleistet, und alle Unterlagen, sortiert nach Kunde, Projekt und anderen Ordnungskriterien, stehen unternehmensweit, standortunabhängig und zu jedem Zeitpunkt per Mausklick zur Verfügung. Die Erfahrungen zeigen, dass sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems für jedes Unternehmen lohnt: Mitarbeiter sind weniger mit aufwändiger Routinearbeit beschäftigt und können dafür in dieser Zeit qualitativ wichtigere Tätigkeiten erledigen. Da benötigte Informationen auf Knopfdruck und vor allem vollständig verfügbar sind, sparen Unternehmen mit elektronischem Dokumenten-Management Zeit und Geld, verbessern ihre Geschäftsprozesse und optimieren den Service. TEUTODATA gehört zum Kreis der Autorisierten DocuWare Partner (ADP). Durch Erlangen der DocuWare-Zertifizierung und den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare im eigenen Haus hat sich TEUTODATA ein umfangreiches Knowhow erworben, um Kunden als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Anfang dieses Jahres startete TEUTODATA die Seminarreihe „Tag des Dokuments“ im Bielefelder LENKWERK. In dieser Seminarreihe erhalten Interessenten ausführliche Informationen zum Thema Dokumenten-Management. Zusammen mit dem Hersteller DocuWare wird die gleichnamige Lösung anhand von verschiedenen Beispielprozessen (Rechnungseingang-, Prozess-, Mail-Archivierung, etc.) präsentiert; besonders die Vorteile und der Nutzen eines DMS werden anschaulich dargestellt sowie rechtliche Rahmenbedingungen aufgezeigt.

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Die Themenschwerpunkte des Autors sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien und deren Umsetzung in der Praxis. Seid dem Jahr 2000 ist er geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG mit den Tätigkeitsbereichen Buch- und Zeitschriftenverlag, Druckerei und Medienagentur. Er absolvierte die Ausbildung zum Verlagskaufmann in der Gundlach Gruppe, Bielefeld, und schloss erfolgreich ein Studium zum Betriebswirt mit Abschlussarbeit im Bereich Marketing zum Thema „E-Commerce in der graphischen Industrie“ ab.

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