Verwaltungsdigitalisierung bleibt für viele Unternehmen in Deutschland ein unvollständiger Prozess. Drei Viertel der von Bitkom befragten Betriebe sehen den digitalen Rückstand der zuständigen Behörden als internationalen Standortnachteil. Nur zwei Prozent können nach eigener Auskunft durchgängig digital mit ihnen kommunizieren. Eine zweite, getrennte Befragung zeigt zugleich: Auch Bürger nutzen Online-Anträge bisher deutlich seltener als digitale Terminbuchungen.
Digitale Kontakte enden häufig wieder auf Papier
In der Unternehmensbefragung berichten 60 Prozent, dass ihre Behörden digitale und analoge Kommunikation zu gleichen Teilen anbieten. Ein Drittel kann überwiegend digital kommunizieren, etwa per E-Mail oder über Portale. Zwei Prozent müssen überwiegend analoge Wege wie Brief und Fax nutzen. Vollständig analoge Kommunikation meldete kein befragtes Unternehmen.
Das Problem liegt damit häufig im Wechsel zwischen den Verfahren. 43 Prozent bezeichnen es als großes Problem, dieselben Daten wiederholt bereitstellen zu müssen. 42 Prozent beklagen fehlende Verbindungen zwischen Unternehmenssoftware und Verwaltungsplattformen. Vollständig digitale Leistungen vermissen 39 Prozent; bei Unternehmen mit mindestens 500 Beschäftigten sind es 56 Prozent. Ein Drittel kritisiert die Pflicht, Unterlagen auf Papier vorzulegen.
Wartezeiten belasten den betrieblichen Alltag
Noch häufiger nennen die Unternehmen lange Wartezeiten auf Termine sowie umfangreiche Dokumentations- und Berichtspflichten: Jeweils 57 Prozent sehen darin ein großes Problem. Eine lange Bearbeitungsdauer nennen 52 Prozent. Unklare Zuständigkeiten, fehlende eindeutige Ansprechpartner und hohe Gebühren werden ebenfalls bemängelt.
62 Prozent der befragten Betriebe bewerten Bürokratie als Hindernis für ihre eigene Digitalisierung. Bei Unternehmen mit mindestens 500 Beschäftigten liegt der Anteil bei 71 Prozent. Den Digitalisierungsstand deutscher Behörden benoten die Unternehmen im Mittel mit 3,9. 84 Prozent wünschen sich, dass die Politik die Digitalisierung der Verwaltung vorrangig angeht.
Bitkom-Präsident Ralf Wintergerst fordert deshalb Verfahren, die vom ersten Schritt bis zum Abschluss digital funktionieren. Der Verband setzt sich unter anderem für einen vereinfachten Datenaustausch und eine digitale Unternehmensidentität ein. Dies sind politische Forderungen des Verbands; aus der Umfrage ergibt sich kein Nachweis, dass entsprechende Angebote bereits flächendeckend verfügbar sind.
Bürger buchen Termine online, stellen aber selten Anträge
Ein ähnliches Spannungsfeld zeigt die gesonderte Bevölkerungsbefragung. 72 Prozent der Erwachsenen haben bereits online einen Behördentermin vereinbart. Eine Verwaltungsleistung tatsächlich online beantragt haben erst 17 Prozent, gegenüber 13 Prozent im Vorjahr. Der Unterschied beträgt vier Prozentpunkte. Die Terminbuchung wird dabei ausdrücklich von der vollständigen Antragstellung unterschieden.
57 Prozent wünschen grundsätzlich digitale Behördenkontakte. Dahinter stehen zwei unterschiedliche Präferenzen: 23 Prozent wollen ausschließlich digitale Kontakte, 34 Prozent digitale Verfahren mit Unterstützung vor Ort bei Bedarf. Weitere 33 Prozent möchten sowohl digitale als auch persönliche Wege offenhalten. Sechs Prozent bevorzugen grundsätzlich den persönlichen Gang zum Amt. Die Mehrheit von 57 Prozent darf deshalb nicht als uneingeschränkte Zustimmung zu einer ausschließlich digitalen Verwaltung verstanden werden.
Die Zufriedenheit mit einzelnen Angeboten steigt teilweise. Unter denjenigen, die Online-Anträge bereits genutzt haben, sind 44 Prozent damit zufrieden; im Vorjahr waren es 37 Prozent. Bei Kontaktformularen stieg der Anteil von 53 auf 64 Prozent, bei E-Mail-Kontakten von 49 auf 55 Prozent. Mit der digitalen Terminbuchung sind unverändert 70 Prozent ihrer Nutzer zufrieden. Diese Werte beziehen sich jeweils auf die Nutzer des betreffenden Angebots, nicht auf alle Befragten.
Zwei Erhebungen mit unterschiedlichen Grundgesamtheiten
Für die Unternehmensstudie befragte Bitkom Research telefonisch 603 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Beschäftigten in den Kalenderwochen 35 bis 39 des Jahres 2026. Für die zweite Untersuchung wurden 1.004 Personen ab 18 Jahren in den Kalenderwochen 33 bis 37 telefonisch befragt. Auftraggeber beider Erhebungen war der Digitalverband Bitkom, der sie als repräsentativ bezeichnet.
Die Ergebnisse erfassen Einschätzungen und berichtete Erfahrungen der jeweiligen Gruppen. Sie sind keine Vollerhebung von Verwaltungsverfahren und liefern keine gesonderten Werte für OWL, das Münsterland oder die Region Osnabrück. Unternehmen unter 20 Beschäftigten werden von der genannten Unternehmensstichprobe nicht unmittelbar abgebildet. Für die regionale Diskussion sind die Befunde dennoch ein Anlass, Medienbrüche und wiederholte Datenerfassung konkret zu betrachten.
Über regionale Ansätze für digitale Verwaltung und vernetzte Städte berichtete WIR bereits im Beitrag zum Kongress DigitaleZukunft@OWL. Grundlage dieses Berichts sind die Bitkom-Presseinformationen vom 12. und 13. Oktober 2026.