Mit dem zweiten Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur E-Rechnung verschärfen sich die Anforderungen an digitale Buchführung, Rechnungsverarbeitung und Dokumentation spürbar. Besonders im Fokus: eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sowie technische und organisatorische Prozesse, die den maschinellen Datenzugriff der Finanzverwaltung zuverlässig ermöglichen. Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HLB Stückmann aus Bielefeld sieht deshalb akuten Handlungsdruck.
Vorsteuerabzug und Prüfungsrisiken: Fehlerarten werden strenger differenziert
Neu ist vor allem, dass das BMF bei E-Rechnungen stärker zwischen Fehlerarten unterscheidet. Das hat unmittelbare Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und kann im Ernstfall den Vorsteuerabzug gefährden. Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin Karin Korte, Partnerin bei HLB Stückmann, warnt: Ohne valide E-Rechnungen und eine passende Dokumentation drohen Unternehmen Vorsteuerverluste und Probleme bei Betriebsprüfungen.
Das BMF differenziert dabei u. a. zwischen:
- Formatfehlern (Rechnung gilt ggf. nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung),
- Geschäftsregelfehlern (widersprüchliche oder fehlende Pflichtangaben),
- Inhaltsfehlern (sachliche Richtigkeit, z. B. Steuersatz oder Leistungsbeschreibung – entscheidend für den Vorsteuerabzug).
Validierung wird Pflichtaufgabe: Technik plus dokumentierte Prüfprozesse
Damit rückt die technische Prüfung stärker in den Alltag der Buchhaltung. Unternehmen sollen geeignete Validierungssoftware einsetzen, die Ergebnisse dokumentieren und zusätzlich eine inhaltliche Kontrolle durchführen. Das gilt nicht nur für Eingangsrechnungen, sondern auch für Ausgangsrechnungen – sonst drohen Beanstandungen durch Kunden und zeitaufwendige Korrekturschleifen.
Archivierung: Nicht mehr „bildlich“, aber maschinell auswertbar
Parallel dazu ändern sich Vorgaben zur Aufbewahrung. Strukturierte Datensätze aus E-Rechnungen müssen künftig nicht zwingend „bildlich“, sondern inhaltlich archiviert werden – entscheidend bleibt die maschinelle Auswertbarkeit. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil maßgeblich; der PDF-Teil ist nur aufzubewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.
Auch bei Ausgangsrechnungen wird die Pflicht zur Archivierung bildhafter Kopien reduziert – sofern jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann. Damit steigt die Bedeutung eines leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystems (DMS), das Datenqualität, Zugriff und Auswertbarkeit sicherstellt.
Konvertierung und OCR: Erlaubt – aber nur mit sauberer Verfahrensbeschreibung
Die Konvertierung digitaler Dokumente bleibt zulässig, solange:
- keine inhaltlichen Änderungen erfolgen,
- die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt,
- der Prozess in der Verfahrensdokumentation klar beschrieben ist.
Erzeugt OCR zusätzliche Informationen, sind auch diese aufzubewahren. Zudem konkretisiert das BMF Anforderungen beim Einsatz von Zahlungsdienstleistern (z. B. PayPal oder Stripe): Deren technische Zahlungsnachweise sind dann aufzubewahren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder ausschließlich zur Abgrenzung barer/unbarer Geschäftsvorfälle erforderlich sind.
Mittelbarer Datenzugriff: Unternehmen müssen maschinelle Auswertungen liefern können
Ein zentraler Punkt ist die Klarstellung zum mittelbaren Datenzugriff: Unternehmen müssen Auswertungen nach Vorgaben der Finanzverwaltung nicht nur durchführen können, sondern sie auch selbst in maschinell auswertbarem Format bereitstellen. Das erhöht die Anforderungen an IT-Systeme, Schnittstellen, Datenmodelle und Berechtigungskonzepte erheblich.
Verfahrensdokumentation: Von der Rechnung bis ins Archiv – lückenlos nachvollziehbar
Im Ergebnis wird die Verfahrensdokumentation zum entscheidenden Prüfstein. Sie muss alle steuerlich relevanten Abläufe vollständig, nachvollziehbar und aktuell abbilden – vom Rechnungseingang über Prüfungen, Freigaben und Buchung bis zur Archivierung. Ziel ist, dass ein sachverständiger Dritter den Ablauf ohne Rückfragen nachvollziehen kann.
Wer das nicht erfüllt, riskiert neben Vorsteuerproblemen auch Hinzuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. HLB Stückmann empfiehlt daher, Prozesse zeitnah an die neuen Vorgaben anzupassen, Validierungssoftware einzuführen und organisatorische sowie technische Maßnahmen konsequent zu dokumentieren.
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