Die E-Rechnung 2027 bringt für viele Unternehmen die nächste Stufe der Umstellung im inländischen B2B-Geschäft. Entscheidend ist unter anderem der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig klären, welche Übergangsregel für sie gilt und ob ihre Abläufe vom Rechnungseingang bis zur Archivierung funktionieren.
Was sich zum Jahreswechsel ändert
Nach § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz dürfen Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsregel für sonstige Rechnungen bis Ende 2026 nutzen. Beträgt ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro, verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Oberhalb dieser Grenze endet die allgemeine Übergangsfrist damit grundsätzlich früher. Für bestimmte elektronische EDI-Verfahren besteht eine gesonderte Übergangsregel bis Ende 2027.
Die Pflicht betrifft nicht pauschal jede Rechnung. Ihr Anwendungsbereich und gesetzliche Ausnahmen müssen für den konkreten Umsatz geprüft werden. So dürfen Rechnungen über nach § 19 Umsatzsteuergesetz steuerfreie Kleinunternehmerumsätze nach § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden. Die Ausnahme bei der Ausstellung ist von der Fähigkeit zu unterscheiden, eingehende E-Rechnungen zu empfangen.
Eine PDF allein ist keine strukturierte E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält Daten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Eigenschaft nicht allein dadurch, dass sie per E-Mail verschickt wird. In der Praxis kommen etwa XRechnung oder geeignete ZUGFeRD-Formate infrage. Bei hybriden Formaten sind neben der lesbaren Darstellung die strukturierten Rechnungsdaten zu beachten.
In der zugrunde liegenden Presseinformation empfiehlt der Steuerberater Sascha Matussek, nicht nur ein neues Dateiformat einzuführen, sondern den gesamten Prozess zu testen. Dazu gehören Empfang, technische Validierung, Prüfung durch zuständige Mitarbeitende, Buchung und Archivierung. Ein erfolgreicher Import in eine Software besagt noch nicht, dass die Rechnung sachlich richtig oder steuerlich vollständig geprüft ist.
Prüfungen und Zuständigkeiten trennen
Ein technischer Test kann beispielsweise zeigen, ob sich die strukturierte Datei verarbeiten lässt und erforderliche Felder vorhanden sind. Die kaufmännische Prüfung muss dagegen klären, ob die abgerechnete Leistung bestellt und erbracht wurde. Die steuerliche Beurteilung betrifft wiederum unter anderem die zutreffende Behandlung des Umsatzes. Diese Schritte sollten im Unternehmen eindeutig zugeordnet sein.
Sinnvoll sind Testfälle für wiederkehrende Geschäftsabläufe und Korrekturen. Dabei geht es auch um den Umgang mit fehlerhaften Dateien, Rückfragen und der Zuordnung zur ursprünglichen Rechnung. Die Presseinformation rät, diese Abläufe vor dem Ende der Übergangsfrist gemeinsam mit Softwareanbieter und steuerlicher Beratung durchzugehen. Eine Umstellung kurz vor dem Jahreswechsel lässt entsprechend weniger Zeit für Korrekturen.
Originaldaten aufbewahren
§ 14b Umsatzsteuergesetz sieht für Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrung von acht Jahren vor, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Weitere gesetzliche Vorgaben können zu berücksichtigen sein. Bei E-Rechnungen müssen insbesondere die strukturierten Originaldaten erhalten bleiben. Eine bloße Darstellung oder ein Ausdruck ersetzt diese Daten nicht.
Für die Vorbereitung auf 2027 sind damit drei Fragen zentral: Welche Regel gilt für die eigenen Ausgangsumsätze, können Geschäftspartner und Systeme die vorgesehenen Formate verarbeiten, und ist die vollständige Bearbeitung einschließlich Archivierung geklärt? Die Antwort hängt vom einzelnen Unternehmen ab. Die Umsatzgrenze allein ersetzt keine Prüfung des jeweiligen Sachverhalts.
Weitere Einordnung bietet der WIR-Beitrag zum GoBD-Update und zur E-Rechnung. Quellen: Presseinformation „E-Rechnung wird Pflicht“, § 27 UStG, § 34a UStDV und § 14b UStG. Stand: 14. Oktober 2026.