Die gesetzlich verankerte E-Rechnungspflicht markiert einen Wendepunkt in der Finanzverwaltung. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. 2027 wird die Ausstellung verpflichtend. Der Übergang erfolgt stufenweise, wodurch Unternehmen Zeit gewinnen – diese aber strategisch nutzen sollten.
Was ändert sich konkret?
- PDF ist nicht mehr ausreichend.
Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten künftig als echte E-Rechnung. - Automatisierung wird Standard.
Daten können direkt ins ERP oder Buchhaltungssystem importiert werden – ohne manuelles Abtippen. - Transparenz steigt.
Durch standardisierte Datenformate lassen sich Prozesse leichter auswerten und digital steuern.
Warum KMU besonders betroffen sind
Viele kleine und mittlere Unternehmen arbeiten noch mit papier- oder PDF-basierten Prozessen. Die Umstellung betrifft:
- Rechnungsfreigaben
- Buchhaltung & Archivierung
- ERP- und Warenwirtschaftssysteme
- Schnittstellen zu Steuerkanzleien
Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Systeme E-Rechnungen bereits verarbeiten können oder ein technisches Update notwendig ist.
Schritt-für-Schritt-Empfehlungen
- IST-Analyse der Prozesse (Eingang, Prüfung, Freigabe, Archivierung).
- Systemcheck: ERP, Buchhaltung, Schnittstellen zum Steuerberater.
- Pilotphase einführen – z. B. eine Lieferantengruppe testweise digitalisieren.
- Dokumentenmanagement professionalisieren.
- Mitarbeitende schulen und Verantwortlichkeiten klären.
- Langfristige Digitalisierung nutzen: Automatisierte Workflows, Echtzeit-Analysen, saubere Datenbestände.
Vorteile für Unternehmen
- weniger Fehler & manuelle Eingriffe
- höhere Prozessgeschwindigkeit
- Kosteneinsparung in Buchhaltung und Verwaltung
- aktuelle Daten für Controlling & Liquiditätsplanung
- transparente Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen
Fazit
Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein Modernisierungsimpuls für Buchhaltung und Controlling. Unternehmen, die früh starten, sichern sich Effizienzgewinne und vermeiden Engpässe kurz vor den Stichtagen.