Wer öffentliche Aufträge annimmt, muss über kurz oder lang auf papierlose Rechnungen umstellen. Einerseits sparen sie Ressourcen und Arbeitszeit, andererseits ist die Umstellung mit Aufwand und Kosten verbunden: Zur Einführung von E-Rechnungen gibt es geteilte Meinungen. Noch ist sie in Nordrhein-Westfalen (NRW) für Land und Kommunen nicht verpflichtend, doch wer als Unternehmer auch langfristig auf öffentliche Aufträge setzt, sollte sich mit der papierlosen Rechnungsstellung zeitnah auseinandersetzen – denn zumindest auf Bundesebene tritt diese Pflicht bereits im Herbst in Kraft.
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen besteht für Unternehmer in NRW zumindest auf Landes- und kommunaler Ebene bislang noch nicht. Grundsätzlich jedoch müssen Unternehmer, die öffentlich ausgeschriebene Aufträge annehmen, bei der Rechnungsstellung den Vorgaben der jeweiligen Auftraggeber Folge leisten. In NRW ist es der öffentlichen Hand derzeit noch freigestellt, in welcher Form sie die Rechnungen von ihren Auftragnehmern entgegennimmt: elektronisch oder in Papierform. „Wer sich bereits in der Umstellungsphase befindet oder schon seit längerem auf E-Rechnungen setzt, muss nun nicht zurückrudern, denn E-Rechnungen sind vom Auftraggeber grundsätzlich zu akzeptieren“, erläutert André Schneider, IT-Manager und CISA bei HLB Stückmann. Das Land Nordrhein-Westfalen (NRW) hat für die Einspeisung der E-Rechnungen bereits eine eigene Rechnungseingangsplattform, das NRW-Portal (https://erechnung.nrw/), eingerichtet.
Ab dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten bei öffentlichen Aufträgen des Bundes die Rechnungen elektronisch einreichen, egal ob es sich beim Auftragnehmer um den Floristen oder den Bäcker von nebenan oder um ein international tätiges Großunternehmen handelt. „Das macht es für Lieferanten öffentlicher Behörden, die gleichzeitig Aufträge für den Bund sowie auf Länder- und kommunaler Ebene erfüllen, kompliziert“, weiß Schneider von seinen Mandanten. Denn die Richtlinien von Bund zu verschiedenen Ländern und damit auch die Einreichung der Rechnungen können sehr unterschiedlich sein, so Schneider weiter.
Für Unternehmer in NRW ist es ratsam, sich mit dem Thema auch ohne eine entsprechende Verpflichtung in nächster Zeit gründlich auseinanderzusetzen, denn eine Umstellung erfordert unter Umständen Zeit und Aufwand – und es ist absehbar, dass die E-Rechnung auch auf Länderebene mittelfristig zur Pflicht wird. Weitere Pluspunkte verrät IT-Manager Schneider: „Die E-Rechnung spart Zeit, Ressourcen und Geld. Sie begleitet die Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung, verkürzt Bearbeitungszeiten, spart Porto, Papier und Transportwege.“ Die Investition zahle sich also nicht nur für die Verwaltung, sondern auch für die Unternehmen aus, die so ihre Effizienz steigern und von der Ressourcenersparnis profitieren könnten, so Schneider.
Besitzen Unternehmen keine eigene IT-Abteilung oder benötigen Unterstützung bei der Umstellung, kann dies auch von Steuerberatern übernommen werden. Diese haben sich bereits auf die elektronische Verarbeitung von Rechnungen eingestellt und können bei der Umstellung Unterstützung leisten.
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