Digitale Belegverarbeitung

In den letzten Jahren ist eine zunehmende Digitalisierung der Buchhaltung zu beobachten, mit deutlichen Vorteilen für die tägliche Praxis. Gerade kleinere Unternehmen werden die Problematik kennen, dass Buchhaltungsbelege tage- und manchmal wochenlang dem direkten Zugriff des Unternehmers entzogen waren, da der Steuerberater diese zum Buchen bekam.

Moderne Unternehmen scannen heute die Eingangsrechnungen ein und stellen dem Steuerberater nur noch die PDF-Datei zu Verfügung, ein körperlicher Transport von Belegen kann somit vollkommen entfallen. Der Steuerberater verknüpft diese Belege bei Erstellung der Buchhaltung mit den Buchungssätzen, so daß Bilanzpositionen nicht nur auf einzelne Buchungen, sondern weiter auf die zugrundeliegende Rechnung aufgeschlüsselt werden können. Wir nutzen diese Technik seit 2006 und können nur positives berichten.

Kontoauszugsdaten können ohnehin seit Jahren schon elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Immer mehr Warenwirtschaftssysteme bieten E-Rechnungen an. Diese Rechnungen müssen im Original, also als Datei archiviert werden, eine herkömmliche Papierablage entfällt. Da somit auch Umweltvorteile generiert werden, sowie der absendende Unternehmer Kosten für Papier, Druck, Kuvertieren und Versenden einspart, wird sich dieser Trend verstärken und die herkömmliche Papierrechnung auf Dauer ablösen. Auch Schnittstellen mit Übergabe der Rechnungen incl. PDF-Hinterlegung an die Steuerberatungssoftware erleichtern die Debitorenbuchhaltung.

E-Rechnungen können vom Unternehmer elektronisch an den Steuerberater weitergeleitet werden, Papier wird gar nicht mehr benötigt. Dieser Daten-Austausch kann über komfortable Lösungen sicher abgewickelt werden (hoch verschlüsselt, mit Identitätsprüfung) und bietet über Möglichkeiten der Volltextrecherche dem Unternehmer die Möglichkeit, seine Belege schnell auf Schlüsselwörter zu durchsuchen und somit zum Beispiel  im Garantiefall Rechnungen schnell aufzufinden.

Bei wachsender Unternehmensgröße (z.B. mehrere Filialen) ist vor allem die jederzeitige Verfügbarkeit digitalisierter Unterlagen im Unternehmensalltag vorteilhaft. Waren früher die jeweils benötigten Belege gemäß Murphy’s Law immer an dem Standort, an dem man gerade nicht war, ist heute der standortunabhängige Zugriff per EDV möglich. Die Papierablage kann abseits vom Büro erfolgen, der Arbeitsbereich wird freigehalten.

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Die Themenschwerpunkte des Autors sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien und deren Umsetzung in der Praxis.

Seitb 20 Jahren ist er geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG mit den Tätigkeitsbereichen Buch- und Zeitschriftenverlag, Druckerei und Medienagentur.

Er absolvierte die Ausbildung zum Verlagskaufmann in der Gundlach Gruppe, Bielefeld, und schloss erfolgreich ein Studium zum Betriebswirt mit Abschlussarbeit im Bereich Marketing zum Thema „E-Commerce in der graphischen Industrie“ ab.

Sie erreichen Peer-Michael Preß unter:

m.press@press-medien.de
www.press-medien.de

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.