Das Archivieren der Geschäftskorrespondenz

Das Kommunizieren per Brief oder Fax ist in der Unternehmenswelt in den vergangenen Jahrzehnten relativ rasch der Kommunikation per E-Mail zum Opfer gefallen. Als sich der Wandel im Bereich der Korrespondenz immer stärker bemerkbar machte, mussten die Gesetze geändert werden, die sich auf die Archivierung von Geschäftsbriefen beziehen. Es handelte sich bei der elektronischen Post schließlich nicht mehr nur um gedruckte Briefe, die man einfach abheften konnte. Zu diesem Zweck entstand in Deutschland ein Gesetz, das es den Unternehmen vorschreibt, E-Mails für einen längeren Zeitraum aufzuheben und zu archivieren. Die meisten Firmen halten sich an dieses Gesetz, doch was passiert, wenn die E-Mail durch einen neuen Weg der Kommunikation ersetzt wird?

Was an sich unwahrscheinlich klingt, ist längst in unserer Gesellschaft eingetreten. Die Korrespondenz über soziale Netzwerke und Chats ist schon lange nicht mehr nur privaten Gesprächen vorbehalten. Auch geschäftliche Verhandlungen und Kommunikation finden mittlerweile über die sozialen Medien statt. Doch wie sieht es hier mit der Archivierung und dem Dokumentenmanagement aus, so wie es noch bei Briefen und sogar E-Mails der Fall gewesen ist?

Das Handelsgesetzbuch verpflichtet an sich jeden Selbständigen dazu, Handelsbriefe geordnet aufzubewahren. Ein Handelsbrief kann in der heutigen Zeit aber auch in Form eines Chats auf Facebook oder Skype daherkommen. Wenn in einer solchen Form ein Geschäft vorbereitet, durchgeführt oder abgeschlossen wird, so muss dies eigentlich dokumentiert und aufbewahrt werden, damit der Geschäftsprozess auch später noch nachvollzogen werden kann. Und wie sieht es mit der Kommunikation zwischen Mitarbeitern eines Unternehmens oder zwischen dem Chef und seinen Mitarbeitern aus? In manchen Fällen ist dies nicht mehr zu beweisen, wenn die Korrespondenz über die sozialen Netzwerke stattgefunden hat. Ein Unternehmen muss in solchen Fällen schon vorher klare Vereinbarungen treffen. Geschäftliche Kommunikation darf in einem solchen Fall nicht über die sozialen Netzwerke geschehen sondern muss in Form von Briefen oder E-Mails durchgeführt werden. Die Aufbewahrungspflicht bleibt in jedem Fall bestehen, egal wie die Korrespondenz abgewickelt wird. Wenn Geschäftspartner also darauf bestehen, ein Geschäft per Skype durchzuführen, muss gewährleistet werden, dass auch dieser Gesprächsverlauf dokumentiert und archiviert wird, falls man später darauf zurückgreifen muss.

Veröffentlicht von

Peer-Michael Preß

Die Themenschwerpunkte des Autors sind B2B-Marketing, Medien und Kommunikationsstrategien und deren Umsetzung in der Praxis.

Seitb 20 Jahren ist er geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Press Medien GmbH & Co. KG mit den Tätigkeitsbereichen Buch- und Zeitschriftenverlag, Druckerei und Medienagentur.

Er absolvierte die Ausbildung zum Verlagskaufmann in der Gundlach Gruppe, Bielefeld, und schloss erfolgreich ein Studium zum Betriebswirt mit Abschlussarbeit im Bereich Marketing zum Thema „E-Commerce in der graphischen Industrie“ ab.

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